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Zeiterfassung in Excel - so geht es

Zeiterfassung in Excel - so geht es4:16
Video von Bruno Franke4:16

Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, nicht nur mit Zahlen, sondern auch mit Daten und Zeitangaben zu rechnen. Somit ist eine Zeiterfassung mit Excel sehr effektiv und schnell durchgeführt.

Möchten Sie für einen bestimmten Vorgang die Zeit erfassen, so ist es mit Excel leicht, den Unterschied zwischen zwei Zeitangaben zu berechnen. Für die Zeiterfassung in Excel spielt es keine Rolle, ob Sie dabei mit Stunden, Minuten oder Sekunden rechnen. Wie es geht, erläutert dieser Artikel.

In Excel mit der Uhrzeit rechnen - einige Tipps

  • Mit Zeitangaben können Sie in Excel genauso rechnen wie mit normalen Zahlen. Somit ist eine Zeiterfassung zwischen zwei Uhrzeiten in Excel leicht möglich. Allerdings müssen Sie einige Regeln beachten.
  • Geben Sie die Uhrzeit in eine Zelle von Excel im richtigen Format ein. Die Zeit 12:30 Uhr geben Sie in Excel als „12:30“ ein. Wenn Sie auch noch Sekunden erfassen möchten, so geben Sie in Excel zum Beispiel „12:30:25“ ein. Das bedeutet dann 12:30 Uhr und 25 Sekunden.
  • Am Beispiel ist das Prinzip leicht zu erkennen. Die erste Zahl steht für die Stunden, dann folgen die Minuten und am Ende die Sekunden. Wenn Sie die Formatierung „hh:mm:ss“ verwenden, darf die erste Zahl nicht größer als 24 sein (24 Stunden für einen Tag). Die beiden folgenden Zahlen müssen zwischen 0 und 60 liegen, denn eine Stunde hat nur 60 Minuten und eine Minute nur 60 Sekunden.
  • Sie können das Format Ihrer Zeitangabe in Excel selbst festlegen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle und wählen dort im Kontextmenü „Zellen formatieren“. Hier wiederum wählen Sie „Uhrzeit“, wo Ihnen einige Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Die Zeit 16:30 Uhr können Sie sich also auch als „4:30 PM“ darstellen lassen. Mit diesen Werten können Sie auch rechnen, allerdings kann es dann zur Zeiterfassung besser sein, sich das Ergebnis wieder im Standard als „hh:mm:ss“ anzeigen zu lassen.

Zeiterfassung - ein Beispiel

  1. Wenn Sie wissen wollen, wie lange Sie (oder zum Beispiel Ihre Handwerker) an einer Aufgabe arbeiten, erfassen Sie in Excel die Anfangszeit und die Endzeit. Je nachdem, wie genau es sein soll in Stunden und Minuten (und für andere Vorhaben auch in Sekunden). Wenn Sie dies bei einem umfangreichen Projekt täglich tun, können Sie am Ende genau ermitteln, wie viel Zeit dafür benötigt wurde.
  2. Wenn Sie um 8 Uhr morgens beginnen und bis 12:45 Uhr arbeiten, geben Sie in die Zelle A1 „08:00“ ein und in die Zelle B1 „12:45“. Somit steht in A1 Ihre Anfangszeit und in B1 Ihre Endzeit. Mit der einfachen Formel „=B1-A1“ in der Zelle C1 erhalten Sie dort das Ergebnis „04:45“. Sie haben also 4 Stunden und 45 Minuten an Ihrer Aufgabe gearbeitet.
  3. Am nächsten Tag ist die Anfangszeit 9 Uhr und die Endzeit 14:15 Uhr. So geben Sie in A2 „09:00“ ein und in B2 „14:15“. Sie brauchen nun nicht wieder eine Formel für die Zeiterfassung eingeben. Klicken Sie einfach in die Zelle C1 (in der ja schon die Rechenformel vom Vortag steht). Diese erscheint nun fett umrandet. Wenn Sie unten rechts auf das kleine Kästchen mit dem Mauszeiger gehen, verwandelt sich dieser in ein Kreuz. Dann klicken Sie auf dieses Kästchen und ziehen bei gedrückter Maustaste das Kästchen größer, sodass es bis zur Zelle C2 reicht. Excel erstellt dadurch automatisch die Formel „=B2-A2“. Das Ergebnis lautet „05:15“. Es wurden also 5 Stunden und 15 Minuten benötigt. Auf diese Art erfolgt die Zeiterfassung in Excel bis zum Abschluss Ihres Projektes. 
  4. Am Ende bilden Sie die Summe aus allen erfassten Zeiten. Dazu markieren Sie die Zellen mit den Ergebnissen, hier im Beispiel also C1 und C2. Klicken Sie dann oben rechts bei den Rechensymbolen auf das Symbol „Summe“. Unter den markierten Zellen, also in Zelle C3, erscheint das Ergebnis „10:00“. Sie (oder Ihre Handwerker) haben also zehn Stunden an Ihrem Projekt gearbeitet. Die Formel in C3 lautet „=SUMME(C1:C2)“.

Neben der Arbeitszeiterfassung gibt es für Sie sicher noch zahlreiche andere Anwendungsmöglichkeiten. Sie können die Zeiten Ihres Lauftrainings erfassen, festhalten, wie lange Sie für eine Lernaufgabe benötigen, ermitteln, wie viel Zeit Sie täglich, wöchentlich oder monatlich für die Pflege von Angehörigen aufwenden und Ähnliches. Sicher ist eine solche Rechnung auch einfach auf dem Papier möglich. Der Vorteil einer Zeiterfassung in Excel liegt darin, dass Sie die Zahlen dort gleich weiterverwenden können und eine einmal angelegte und abgespeicherte Datei im Computer nicht verloren geht.

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