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Wie verwandele ich PowerPoint in PDF?

Sie halten Vorträge, Reden, etc. und nutzen dabei das Medium der PowerPoint-Folien, um Ihr Gesagtes visuell zu unterstützen? Nun wollen einige ihrer Zuhörer das Vorgetragene gerne zu Hause nachschlagen oder nacharbeiten, Sie möchten aber nicht Ihre Folien versenden. Eine Möglichkeit ist, die Folien in ein PDF umzuwandeln.

PowerPoint-Folien in ein PDF umzuwandeln, funktioniert ganz einfach.
PowerPoint-Folien in ein PDF umzuwandeln, funktioniert ganz einfach.

Was Sie benötigen:

  • Microsoft PowerPoint 2007 (oder neuer)
  • alternativ: OpenOffice Impress (kostenlos)

Wie verwandele ich PowerPoint in PDF?

Es existieren einige Programme für das Konvertieren (Umwandeln) von PowerPoint-Folien in PDF-Dateien. Die „offizielle“ Software ist der kostspielige Adobe Acrobat. Warum sollte aber Geld fließen, wenn es auch Freeware gibt? Eine davon ist der PDFCreator, anhand dessen folgend die Konvertierung erläutert wird:

  1. Download der kostenlosen Software PDFCreator.
  2. Öffnen der heruntergeladenen Datei und anschließende Installation (funktioniert unter nahezu allen Windows-Versionen). Im letzten Schritt der Installation sollten Sie die beiden Haken entfernen, denn sonst erhalten Sie zusätzlich noch die Amazon-Toolbar.

Nun gibt es mehrere Wege, wie Sie die PowerPoint-Folien in ein PDF umwandeln/konvertieren können:

Bearbeitung in PowerPoint - Folien in eine PDF-Datei umwandeln

Sie arbeiten gerade an den Folien und haben PowerPoint geöffnet. Diese Folien können Sie in der Gestalt in ein PDF konvertieren, wie Sie es auch ausdrucken könnten.

  1. In PowerPoint finden Sie die Druckfunktion entweder im Dateimenü oder über den Office-Button. Klicken Sie auf "Drucken" und verwenden Sie auf keinen Fall den Schnelldruck.
  2. Beim Druckernamen müssen Sie die Liste öffnen und den PDFCreator oder den von Ihnen bei der Installation anders benannten Drucker auswählen.
  3. Die weiteren Auswahlmöglichkeiten, wie den Druckbereich oder ob Sie Handzettel oder Folien „drucken“ möchten, steht Ihrem Belieben frei; je nachdem, wie die einzelne Seite des PDF-Dokuments ausgestaltet sein soll. Danach auf "OK" klicken. Daraufhin öffnet sich der PDFCreator in einem neuen Fenster.
  4. Darin können Sie den Titel (standardmäßig der des ursprünglichen Dokuments), den Autor, das Thema und Stichwörter eintragen.
  5. Schlussendlich müssen Sie auf „speichern“ klicken, einen Speicherort auswählen und in dem neuen Fenster erneut auf "speichern" klicken. Das Dokument wird konvertiert (existiert aber auch noch als PowerPoint) und öffnet sich in seinem PDF-Format automatisch.

Dokumente direkt mit dem PDFCreator konvertieren

  1. Sie öffnen den PDFCreator über dessen Desktop-Verknüpfung (wird standardmäßig erstellt).
  2. In dem geöffneten Programm müssen Sie Dateien hinzufügen, indem Sie auf das Icon "Blatt mit dem Plus" in der Leiste klicken.
  3. Dadurch öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie den Dateityp zuerst auf "Alle Dateien" ändern müssen. Dann wählen Sie die verschiedenen Dateien, hier die PowerPoint-Datei, die Sie umwandeln möchten, aus.
  4. Nach dem Öffnen erscheint ein neues Fenster. Speichern können Sie das Dokument nun als PDF-Datei oder auch in einem anderen Format.

Möchten Sie keine zusätzliche Software auf Ihrem Computer installieren, so können Sie alternativ auch einen Online-Konverter verwenden.

So geht die Umwandlung mit neueren PowerPoint-Versionen

  1. Starten Sie PowerPoint und öffnen Sie die zu exportierende Präsentation mit der Tastenkombination [Strg]+[O].
     
  2. Vergewissern Sie sich, dass dieses Dokument so aussieht, wie Sie es gern zeigen möchten. Spätere Änderungen sind mit einem höheren Aufwand verbunden.
     
  3. Wählen Sie das Menü [Office-Logo] und dort den Menüpunkt [Speichern unter].
     
  4. Klicken Sie auf [PDF oder XPS] im Untermenü und selektieren Sie im Datei-Dialog den Dateityp "PDF". Die Einstellung weiterer Optionen ist möglich.
     
  5. Wenn Sie Ihren Speicherort und Dateinamen vergeben haben, drücken Sie auf [Veröffentlichen]. Jetzt können Sie die PDF-Datei nach Belieben weiterverwenden.

Als PDF exportieren kann auch die Alternative OpenOffice

Längst vorbei sind die Zeiten, in denen man bei freier und quelloffener Software (FOSS) mit einer geringeren Qualität als bei der Kaufsoftware rechnen musste. Heute kann man davon ausgehen, dass auch die kostenlosen Angebote sehr gute Dienste leisten können - dabei sind sie nie weiter entfernt als der nächste Internetzugang.

  1. Laden Sie die Office-Suite OpenOffice herunter und installieren Sie diese anschließend mit den Standardvorgaben.
     
  2. Starten Sie das Programm und klicken Sie auf "Präsentation". Der Präsentationsassistent erscheint, wählen Sie den Auswahlknopf [Öffnen einer vorhandenen Präsentation] und danach [Öffnen].
     
  3. Geben Sie jetzt den Speicherort und den Dateinamen Ihrer PowerPoint-Präsentation ein und drücken Sie noch einmal auf den Button [Öffnen].
     
  4. Klicken Sie im Menü [Datei] auf den Menüpunkt [Exportieren als PDF]. Ein Dialog mit umfangreichen Optionen wird nun angezeigt und kann von Ihnen genutzt werden. Wählen Sie abschließend den Button [Exportieren].
     
  5. Geben Sie den gewünschten Ort und Namen der PDF-Datei ein und klicken Sie auf [Speichern]. Damit ist die Aufgabe erledigt.

Weiterer Autor: Jens-Jörg Plep

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