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Wie schreibt man einen formellen Brief? - Hinweise

Viele Fragen lassen sich inzwischen per E-Mail oder sogar per SMS klären: Trotzdem kann sich immer die Notwendigkeit ergeben, einen formellen Brief zu verschicken. Diese Nachrichtenübermittlung führt schnell zu der Frage: Wie schreibt man einen formellen Brief? Was ist zu beachten und was sollte besser nicht hinein?

Ein formelles Schreiben macht Eindruck.
Ein formelles Schreiben macht Eindruck.

Was Sie benötigen:

  • Papier
  • Briefumschlag
  • Briefmarke
  • Drucker
  • Stift

Wer einen formellen Brief schreibt, will etwas erreichen. Wenn Sie diese Hinweise beachten, nimmt der Empfänger Sie ernst und wird sich mit Ihrem Anliegen beschäftigen.

Wie gestaltet man einen formellen Brief?

  • Bevor Sie überhaupt einen Gedanken daran verschwenden, was Sie in Ihren Brief hineinschreiben, sollten Sie dafür sorgen, dass er schon optisch einen guten Eindruck macht. Verwenden Sie deshalb hochwertiges Papier und einen passenden Fensterumschlag. Papier mit bunten Bildchen, Aufklebern oder Ornamenten ist ungeeignet. Kaffeeflecken oder Eselsohren, vergilbte und wellige Ränder machen einen denkbar schlechten Eindruck.
  • Einen formellen Brief kann man zwar auch mit der Hand schreiben, weitaus besser macht sich aber ein Ausdruck. Das Schriftbild ist dadurch immer sauber und gut zu lesen. Suchen Sie sich in Ihrem Schreibprogramm eine Vorlage mit Adressfeld. Das hat den Vorteil, dass Sie den Brief nachher genau so zusammenfalten können, dass die Anschrift im Sichtfenster des Umschlags erscheint. Nützlich ist es auch, wenn über dem Adressfeld eine schmale Zeile mit Ihrer eigenen Anschrift gesetzt werden kann. So ist es nicht mehr nötig, Ihre Adressdaten auf den Umschlag durch ein Etikett oder gar per Hand zu schreiben.
  • So, wie Sie selbst bei Ihrer eigenen Post wissen wollen, von wem sie kommt, wann sie geschrieben wurde und worum es geht, bevor Sie beginnen, den ganzen Brieftext lesen, so erwartet das auch der Empfänger, wenn Sie einen formellen Brief schreiben. Ganz oben auf das Blatt gehören Ihr Name und Ihre Anschrift. Auf Wunsch können Sie auch eine Telefonnummer hinzufügen. Nach dem Adressfeld folgt das Datum und darunter eine Geschäftsnummer oder ein Bearbeitungszeichen, wenn es Ihnen nötig erscheint. Bei Versicherungen wird oft die Versicherungsnummer genannt. Schließlich schreibt man in einem formellen Brief unter dieser Kennnummer noch ein kurzes Betreff, damit klar ist, welchen Grund das Anschreiben hat. Sie können den mehrzeiligen Block aus Datum, Geschäftsnummer und Betreff im Fettdruck schreiben, dann fällt er gut ins Auge. 
  • Erst dann schreibt man nach einem Abstand die Anrede. Kennen Sie Ihren genauen Gesprächspartner, können Sie ihn natürlich mit Namen anschreiben. Da aber der Sachbearbeiter nicht immer genau klar ist, reicht eine allgemeine Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren". Nach einem weiteren Absatz geht es schließlich mit dem eigentlichen Brief los. Schreiben Sie mit mindestens anderthalbzeiligem Zeilenabstand, machen Sie Absätze mit einer Leerzeile und stellen Sie im Schreibprogramm "Blocksatz" für einen bündigen rechten Rand ein. 
  • Haben Sie Ihr Anliegen aufgeschrieben, beenden Sie den Brief mit der allgemeinen Grußformel "Mit freundlichen Grüßen", unter der Sie handschriftlich Ihre Unterschrift setzen. Wie Sie unterschreiben, ist Geschmackssache. Sie können den Vornamen ausschreiben, ihn abkürzen oder auch ganz weglassen. Bleistifte sind nicht dokumentenecht, benutzen Sie deswegen einen Füller oder einen Kugelschreiber.

Was schreibt man in einen formellen Brief?

  • Bleiben Sie auf jeden Fall sachlich. Schildern Sie Ihr Anliegen ohne besondere Emotionen, auch wenn Sie gerade sehr wütend oder irritiert sind. In diesem Fall verschieben Sie Ihr Vorhaben vielleicht noch um einen Tag oder wenigstens ein paar Stunden. In einen formellen Brief schreibt man weder Beleidigungen noch zu gefühlsbetonte Schilderungen der eigenen Auffassung hinein. Zeigen Sie durch nüchterne Formulierungen, dass Sie an einer konstruktiven Lösung interessiert sind.
  • Kommen Sie ohne lange Umwege zum Ziel. Am besten schreibt man gleich im ersten Absatz kurz den Grund des Anschreibens und fügt dann in den nächsten Absätzen die Erklärung hinzu.
  • Wenn Sie sich auf andere Schreiben oder schriftliche Nachweise beziehen, setzen Sie nicht voraus, dass der Empfänger diese ebenfalls kennt. Verweisen Sie auf Kopien, die Sie dem Brief dann aber auch beifügen müssen.
  • Vermeiden Sie blumige Beschreibungen und lange Gedankengänge. Je einfacher der Brief zu lesen ist, desto eher wird sich der Empfänger mit ihm befassen.

Gönnen Sie sich noch eine Kontrolle durch die Rechtschreibprüfung und schicken den Brief dann ausreichend frankiert ab.

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