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Wie schreibt man ein Protokoll?

Wie schreibt man ein Protokoll?1:18
Video von Peter Oliver Greza1:18

Wie man ein Protokoll schreibt, ist theoretisch ganz einfach. Man hält die Dinge, die während einer Besprechung behandelt wurden, schriftlich fest. Doch ganz so einfach ist es dann doch nicht. Ein Protokoll braucht einen gewissen äußeren Rahmen und einen gegliederten Aufbau.

Unterschied zwischen Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll

  • Grundsätzlich unterscheidet man beim Schreiben von Protokollen Verlaufsprotokolle von Ergebnisprotokollen.
  • Stellen Sie sich eine Besprechung vor, in der 20 Minuten darüber diskutiert wird, ob eine neue Kaffeemaschine gekauft werden soll oder nicht. Wichtig wird nachträglich wahrscheinlich nur das Ergebnis der Diskussion sein. Ja oder nein. 
  • In einem Ergebnisprotokoll wird wirklich nur das behandelte Thema und das Ergebnis festgehalten, zum Beispiel: "Die Anschaffung einer neuen Kaffeemaschine wurde durch den Abteilungsleiter abgelehnt."
  • Falls jedoch aus irgendwelchen Gründen wichtig sein sollte, wer warum welche Position bei der Diskussion um die Kaffeemaschine hatte, wäre ein Verlaufsprotokoll die richtige Wahl. Hier wird erfasst welcher Teilnehmer welche Meinung geäußert hat, wie der Verlauf der Diskussion war und natürlich zu welchem Ergebnis man gekommen ist.

Wie genau schreibt man ein Protokoll?

  • Der Kopf eines jeden Protokolls enthält den Grund der Besprechung, z.B. "Teambesprechung der Abteilung XY", das Datum und die Uhrzeit (von bis). Außerdem werden alle anwesenden Teilnehmer und alle entschuldigten Teilnehmer namentlich aufgeführt. Zusätzlich können Sie noch auflisten, an wen das Protokoll ausgeteilt wird (der sogenannte "Verteiler"), z.B. "alle Teilnehmer, alle Entschuldigten, der Vorstand".
  • Nun beginnen Sie mit den inhaltlichen Punkten. Diese werden durchnummeriert und chronologisch aufgeführt. Beschriften Sie das erste Thema mit TOP 1. TOP steht in Protokollen als Abkürzung für "Tagesordnungspunkt".
  • Schreiben Sie alle Tagesordnungspunkte der Reihe nach auf und vergessen Sie auch vermeintliche Kleinigkeiten, wie Terminabsprachen, nicht.
  • Zum Schluss setzen Sie das Datum des Tages, an dem Sie das Protokoll verfasst haben und Ihre Unterschrift unter das Protokoll.

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