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Wie erstelle ich eine Pivot-Tabelle mit Excel?

Wie erstelle ich eine Pivot-Tabelle mit Excel?4:24
Video von Konrad Rennert4:24

Pivot-Tabellen sind für viele das Nonplusultra des Excel-Wissens. Fragt man selbst versierte Anwender nach solchen Tabellen bekommt man oft nur eine vage Aussage, dass sie sehr kompliziert sind und schwer zu erstellen. Doch dieses Mysterium ist eigentlich ganz einfach umzusetzen. Assistenten helfen dabei die richtigen Daten auszuwählen und so übersichtlich zusammenzufassen. Das Problem liegt eher darin, dass viele allein vor dem Begriff Pivot-Tabelle zurückschrecken und übersehen wie leicht diese doch für bestimmte Problemlösungen anwendbar sind.

Was Sie benötigen:

  • Computer
  • Excel
  • Eine Pivot-Tabelle dient dazu große Datenmengen übersichtlich zusammenzufassen. Sie sind auch unter dem Namen Kreuztabellen bekannt, was sich daher ableitet, dass mit einer Pivot-Tabelle Datenlisten auf Gemeinsamkeiten abgeglichen und zusammengeführt werden.
  • Stellen Sie sich eine Excel-Tabelle vor, in der die Umsätze aller Verkaufsmitarbeiter nach Warengruppe aufgeführt werden. Dies kann z.B. automatisch vom Kassensystem erzeugt werden. Die Struktur wäre dann so zu sehen:

    Spalte 1: Mitarbeiter (mit Namen oder Kennnummer)
    Spalte 2: Datum
    Spalte 3: Warengruppe
    Spalte 4: Betrag
  • Natürlich würden aus dem Kassensystem noch viel mehr Spalten erzeugt werden, aber konzentrieren wir uns auf diese Werte. Wird die Tabelle mit jedem Umsatz um eine Zeile verlängert, ergibt sich pro Tag schon eine recht große Tabelle, in einem Monat wird sie so lang, dass sie nicht mehr aussagekräftig und höchstens noch für Nachweiszwecke dienlich ist.
  • Sie enthält dabei doch alle Daten, die notwendig sind um Verkaufskennzahlen zu ermitteln. Welche Warengruppen werden an welchen Tagen gut umgesetzt? Welcher Verkäufer macht wie viel Umsatz? An welchen Tagen brummt das Geschäft? All das lässt sich aus diesen Daten mit Hilfe einer Pivot-Tabelle leicht ermitteln.

    So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle

    Ausgehend von Office ab der Version 2007 und einer Tabelle mit den oben genannten Spalten wird hier gezeigt, wie eine Pivot-Tabelle in Excel erstellt wird.

    1. Klicken Sie auf irgendeine Zelle innerhalb Ihrer Daten.
    2. Wählen Sie im Menüband „Einfügen“ die erste Schaltfläche „PivotTabelle“.
    3. Im nun erscheinenden Dialog werden als Vorgabe alle angrenzenden Zellen vorgeschlagen. Überprüfen Sie, ob alle Daten, die Sie vergleichen wollen innerhalb dieses Bereichs liegen.
    4. Wählen Sie in diesem Dialog außerdem, ob die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt erstellt werden soll oder ob sie innerhalb eines bestehenden Arbeitsblatts integriert werden soll.
    5. Nun erscheint rechts ein Aufgabenbereich „Pivot-Tabelle-Feldliste“. Wählen Sie hier alle Spalten aus, die in die Kreutztabelle mit einbezogen werden sollen (in unserem Fall alle Felder).

    Sofort wird die Pivot-Tabelle aus den bestehenden Daten erstellt. Sie sehen nun, dass Excel automatisch die Namen der Mitarbeiter und das Datum als Zeilenbeschriftungen ausgewählt hat. Die Warengruppe und den Betrag hat Excel als Werte gesehen und diese nach den Zeilenbeschriftungen summiert. Diese Ansicht ist schon wesentlich übersichtlicher, doch ist die Warengruppe aufsummiert nicht unbedingt sinnvoll. Nachfolgend wird gezeigt wie die Zeilen und Spalten individuell angepasst werden können, indem z.B. statt einer Summe die Anzahl ermittelt wird oder Spalten und Zeilen umsortiert werden

    Individuelle Anpassung der Daten in Excel

    1. Ganz rechts unten im Aufgabenbereich haben Sie das Feld „Werte“. Hier erscheinen die beiden summierten Felder (Betrag und Warengruppe).
    2. Klicken Sie „Warengruppe“ an und wählen Sie in dem Kontext im Menu „Wertfeldeinstellungen“.
    3. Wählen Sie nun in dem erscheinenden Dialog „Anzahl“ aus.
    4. Nun erhalten Sie die Anzahl der Umsätze, die ein Mitarbeiter an einem Tag gemacht hat. Dies sagt aber noch nichts über die Umsätze pro Warengruppe aus. Um die Ansicht noch aussagekräftiger zu machen befolgen sie die folgenden Punkte.
    5. Ziehen Sie per Drag & Drop den Wert „Warengruppe“ nach links auf Zeilenbeschriftungen. Hier positionieren Sie diesen Wert auf die gleiche Weise an die Spitze der Liste.
    6. Ziehen Sie die Mitarbeiter in den Bereich „Spaltenbeschriftungen“.
    7. Jetzt können Sie sehen, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wie viel von welcher Warengruppe umgesetzt hat. Sie können mit der Positionierung der Felder und der Beschriftungen experimentieren, um andere Auswertungen zu erhalten.

    Achtung: Pivot-Tabellen aktualisieren sich nicht automatisch! Wenn Sie Änderungen an den Ursprungsdaten vornehmen, müssen Sie im Menuband den Punkt „Aktualisieren“ wählen (oder alternativ ALT+F5).

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