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Umlaufmappe richtig verwenden

In vielen kleinen und großen Betrieben, Firmen und im öffentlichen Dienst findet ein Großteil der Kommunikation und Information der Mitarbeiter/innen über Umlaufmappen statt. Doch wie müssen Sie damit umgehen, damit es reibungslos funktioniert und die Mappe ihr Ziel erreicht?

Bunte mit Informationen gefüllte Umlaufmappen
Bunte mit Informationen gefüllte Umlaufmappen

Wissenswertes über Umlaufmappen

In den Zeiten von E-Mail, Internet und Intranet wird die Umlaufmappe trotz allem weiterhin gerne für die interne Post in Betrieben und Firmen genutzt. Viele Informationen werden auch heute noch auf Papier gedruckt, in Umlaufmappen gesteckt und über die interne Post versendet. Eine Umlaufmappe ist meistens im DIN-A4 Format und aus Karton. Ihre vordere Seite ist mit einem Gitter bedruckt. Umlaufmappen gibt es in vielen Farben und auch mit Sichtfenster. Mittlerweile werden auch Umlaufmappen mit Eckspannern verwendet.

Die Umlaufmappe richtig verwenden

  • Mit dem Inhalt einer Umlaufmappe können Sie informieren oder aber den Empfänger zu einer Handlung, zu einer weiteren Abarbeitung auffordern.
  • Durch die vorhandenen Sichtlöcher oder das Sichtfenster sehen Sie sofort, ob die Umlaufmappe Informationen enthält.
  • Erhalten Sie eine Mappe, die Sie nach dem Lesen des Inhalts oder derer Bearbeitung weiter verschicken möchten, streichen Sie einfach das letzte beschriftete Kästchen im Gitter durch und tragen in dem nächsten den Empfänger ein.
  • Soll die Mappe mehrere Personen erreichen, können Sie die hintereinander folgenden Kästchen mit den Empfängern beschriften. So können Sie den Laufweg der Mappe bestimmen.
  • Damit die Mappe verschickt wird, müssen Sie diese bei der Poststelle, der zentralen Sammelstelle Ihres Betriebes oder der Firma abgeben; von dort aus wird sie über den internen Postweg verteilt und erreicht so den Empfänger. Bei einigen Arbeitgebern werden die Mappen auch abgeholt.
  • Wollen Sie einen Verlust des Inhalts vermeiden, nutzen Sie am besten Umlaufmappen mit Eckspannern.
  • Natürlich gibt es auch innerbetriebliche Absprachen im Bezug auf Umlaufmappen. Diese sollten Sie beachten.

Sie sollten aus umweltfreundlichen Gründen die Umlaufmappe immer bis zum letzten Beschriftungsfeld im Gitter nutzen.

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