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Terminvereinbarung formulieren - so geht's

Eine Terminvereinbarung formulieren, schriftlich oder mündlich am Telefon, sollte einen guten Eindruck erwecken. Oft kennt man sich (den Geschäftspartner) noch nicht und der erste Eindruck ist - man kennt das ja - prägend. Wählen Sie also Ihre Worte gut und seien Sie so höflich, wie es geht.

Eine Terminvereinbarung sollte einfach formuliert, nicht so kompliziert wie ein Schachspiel werden.
Eine Terminvereinbarung sollte einfach formuliert, nicht so kompliziert wie ein Schachspiel werden.

Schriftliche Terminvereinbarung mit einem Siez-Partner

  1. Versuchen Sie, dem anderen möglichst entgegenzukommen. Formulieren Sie etwa: "Sehr geehrter XY / Sehr geehrte XY, // vielen Dank für Ihre (rasche) Antwort. Wir können uns gerne auf einen Kaffee treffen und dann die Einzelheiten besprechen. Schlagen Sie mir doch einen Termin und einen Ort vor. Ich hoffe, ich kann Ihnen Ihren Vorschlag dann einfach bestätigen. // Ich freue mich, wieder von Ihnen zu hören. // Mit freundlichen Grüßen". Zwei Querstriche bedeuten eine Leerzeile; ein Querstrich bedeutet: Zeilensprung".
  2. Grüßen Sie mit "Viele Grüße", "Schöne Grüße", "Besten Grüße" wenn Sie denjenigen, mit dem Sie einen Termin vereinbaren, bereits besser kennen und/oder schon etwas Kontakt hatten. Achten Sie darauf, wie er Sie in seiner Mail grüßt. 
  3. Eine Spur freundlicher wird es, wenn Sie hinzufügen "aus Berlin", also "Freundliche Grüße aus Berlin" oder, besser noch, "nach München", weil Sie da mehr auf Ihr Gegenüber eingehen, wenn Sie selbst in Berlin wohnen. Möglich ist natürlich auch "aus Berlin nach München", aber das sollte noch nicht beim allerersten Mail-Kontakt geschehen, das ist zu viel des Guten.
  4. Bitte setzen Sie nach "Mit freundlichen Grüßen" und anderen Gruß-Formulierungen direkt vor Ihrem Namen kein Komma. Das ist eine verbreitete Unsitte, weil im Englischen nach "Yours sincerely" ein Komma gesetzt wird. Es ist aber falsch, den Dudenregeln nach.
  5. Sie schließen mit Ihrem Namen als Unterschrift und sollten - wenn Sie eine E-Mail schicken - automatisch Ihre Kontaktdaten folgen lassen.

Ein Treffen mündlich festlegen: auch da geschickt formulieren

  1. Wenn Sie unsicher sind, was Ihr Geschick bei einer Terminvereinbarung angeht, dann formulieren Sie am besten auf einem Blatt Papier vor, was Sie sagen wollen. Wenn Sie dann aber das Handy oder das Telefon in der Hand haben, sollten Sie frei sprechen.
  2. Kommen Sie Ihrem Gesprächspartner entgegen, so gut es geht. Fragen Sie etwa: "Welcher Termin wäre Ihnen denn recht?" Auch wenn Ihnen der Termin dann nicht hundertprozentig passt, sollten Sie das nicht durchscheinen lassen, sondern sagen: "Wunderbar, geht in Ordnung. Ich freue mich, Sie (dann bald) kennenzulernen". "O. k." ist als Einverständniserklärung auch möglich, wirkt aber salopper und gegenüber jemandem, den Sie siezen, gegebenenfalls zu cool.
  3. Sondieren Sie gegebenenfalls mit der Frage: "Ist Ihnen denn der Vormittag oder der Nachmittag lieber?" Wenn Sie das herausgefunden haben, schlagen Sie dann Termine vor, indem Sie wie folgt formulieren: "Wir könnten uns am Dienstagnachmittag so gegen 16 Uhr treffen. Auch der Donnerstag am frühen Nachmittag ist möglich."
  4. Vergessen Sie nicht, das Gespräch mit einer freundlichen Formulierung zu beenden, in dem Sie etwa sagen: "Ich freue mich auf unser Treffen" oder: "Ich freue mich auf Freitagnachmittag" oder Sie können auch - neutraler - einfach noch einen schönen Tag wünschen. "Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Nachmittag / Abend / ein schönes Wochenende". Sie können Sich auch noch einmal bedanken, indem Sie etwa sagen: "Vielen Dank für Ihren Rückruf. Ich freue mich, dass wir so schnell einen Termin gefunden haben."

Allgemeine Grundregeln: Terminvereinbarungen formulieren

  1. Wenn Sie selbst Terminvorschläge machen, dann bieten Sie mindestens zwei Termine zur Auswahl an, damit Sie Ihr Gegenüber nicht in die Verlegenheit bringen, nein sagen zu müssen, sodass ein neuer Termin gefunden werden muss. Dann bekommt die Terminfindung schnell den Charakter einer komplizierten Angelegenheit und im Berufsleben sollten alle Vorgänge schnell und effizient ablaufen, zumal die so häufigen Terminvereinbarungen, also routinierte Abläufe.
  2. Versuchen Sie, so zu formulieren, dass Sie nicht oder möglichst wenig "ich" sagen - also: "Ich kann dann und dann ..." -, sondern: "Wir könnten uns ... treffen" oder "Hätten Sie am ... Zeit?". Das "Wir" ist sympathischer und treffener, schließlich geht es in den meisten Fällen um eine Zusammenarbeit.
  3. Auch der Konjunktiv ist zu empfehlen, also "könnten" statt "können", denn er ist höflicher und Ihrem Gegenüber bleibt möglichst viel Freiheit und er kann einen Termin wählen, der möglichst wenig Stress für ihn bedeutet, was sehr wichtig ist, damit das Treffen dann auch unter guten Vorzeichen vonstatten geht.
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