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Tagesplan erstellen - so gelingt gutes Zeitmanagement im Job

Einen Tagesplan zu erstellen, kann für die unterschiedlichsten Aspekte der Arbeitsplatzgestaltung nützlich sein, so z. B., um sich in einer neuen Stelle möglichst bald zurechtzufinden und einzuarbeiten oder auch für die stressfreie Arbeit an einem Platz, an dem Routine und kurzfristige Aufgaben abwechseln. Mit dem Blick auf bisherige Erfahrungen kann jeder sein effektives Zeitmanagement gestalten.

Erstellen Sie Tagespläne wochenweise.
Erstellen Sie Tagespläne wochenweise.

Einen Tagesplan erstellen - vorbereitende Überlegungen

Einen sinnvollen Tagesplan können Sie vor allem dann erstellen, wenn Sie die Rahmenbedingungen gut kennen und/oder neu festlegen. Hier einige Hinweise dazu:

  • Machen Sie sich eine Liste all Ihrer bisherigen Tätigkeiten. Unterscheiden Sie dabei zwischen Alltagsroutine, Sonderaufgaben sowie kurzfristigen und wechselnden Aufgaben. Vergessen Sie auch die Arbeiten nicht, die Sie als Teil eines Teams leisten.
  • Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie für die verschiedenen Punkte bisher jeweils benötigt haben, und notieren dies.
  • Unterscheiden Sie anschließend zwischen Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, und solchen Aufgaben, für die Sie sich etwas mehr Zeit lassen können; für das Erstellen Ihres Tagesplans sind Letztere ein wesentliches Element, das Ihnen Freiraum verschaffen kann.
  • Wie sind Sie bisher mit Zeitdruck im Job umgegangen? Auch Ihre Befindlichkeit im Umgang mit Stress und plötzlich höheren Anforderungen - wie z. B. Überstunden - spielen eine große Rolle für Ihre Planung, da deren Sinn letztlich ist, hohe Belastungen nicht zur Routine werden zu lassen.

Ein Arbeitsplan bringt Entlastung im Job

Sie haben sich Ihre bisherigen Erfahrungen bewusst gemacht und können diese nun beim Erstellen eines Tagesplanes nutzen. Hier einige Hinweise, wie Sie sich an die Routine einer solchen Planung herantasten können. Halten Sie sich offen, dabei flexibel vorzugehen:

  • Gewöhnen Sie sich an, am letzten Arbeitstag der Woche eine Notiz zu machen, die Ihnen hilft, zu Wochenbeginn nicht abgeschlossene Arbeiten in die Planung für die nächste Woche zu übernehmen. Schreiben Sie auch den von Ihnen geschätzten Zeitaufwand dazu.
  • Machen Sie sich zunächst einen Überblick für alle bereits feststehenden und alle zu erwartenden Arbeiten der gesamten Woche. Ein Tagesplan kann nur vor dem Hintergrund der Wochenarbeit entstehen und sinnvoll sein. Machen Sie daher einen Entwurf für gleich mehrere Tage. Falls Sie Teil eines Teams sind, halten Sie Rücksprache mit Ihren Kollegen, um auch das hier anfallende Arbeitspensum einzubeziehen.
  • Für den aktuellen Tag übernehmen Sie nun zunächst nur die wichtigsten Punkte und schätzen ein, wie viel Zeit Sie dafür benötigen würden, falls nichts anderes dazwischen kommt. Notieren Sie in einer zweiten Spalte bereits, welche Arbeiten sofort nachrücken können, wenn noch weitere Kapazitäten bestehen. Diese werden, falls Sie sie heute nicht erledigen können, automatisch in den Plan für den nächsten Tag übernommen.
  • Nun berücksichtigen Sie, ob Sie alle Tätigkeiten unabhängig von anderen (auch externen) Mitarbeitern oder Firmen erledigen können. Falls nicht, beachten Sie die Zeiten, zu denen Ihre Ansprechpartner verfügbar sind. Verändern Sie Ihre Planung entsprechend.
  • Geben Sie Arbeiten im Außendienst einen besonderen Zeitrahmen, da über die eigentliche Arbeit hinaus auch von Ihnen nicht beeinflussbare Faktoren wie Stau eine Rolle spielen können.
  • Lassen Sie einen Zeitpuffer für neue Aufgaben, der auf Ihren Erfahrungen beruht. Kennzeichnen Sie die bereits erledigten Arbeiten und legen eine Spalte an für Bemerkungen oder Verweise auf daraus entstehende neue Tätigkeiten, am besten gleich mit einem Erledigungs- oder Wiedervorlagedatum.
  • Bei der Ausarbeitung und schriftlichen Umsetzung Ihres Tagesplans lassen Sie sich ganz von Ihren Vorlieben leiten. Wenn Sie besser mit einer handgeschriebenen Liste oder Tabelle zurechtkommen, auf der Sie in Ihrer Übersichtlichkeit Gewichtungen, Zeiten und weitere Details für Sie gut erfassbar unterbringen können, gehen Sie diesem Bedürfnis nach - auch wenn Ihre Kollegen elektronische Planer verwenden.
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