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Spesenabrechnung für Kraftfahrer - Hinweise

Wer als Kraftfahrer im In- und Ausland unterwegs ist, hat im Rahmen seiner Tätigkeit oft hohe Reisekosten, die er erst mal vorstrecken muss. Mit einer Spesenabrechnung kann er sich diese Ausgaben jedoch erstatten lassen.

Bewahren Sie als Kraftfahrer alle Reisebelege für die Spesenabrechnung auf.
Bewahren Sie als Kraftfahrer alle Reisebelege für die Spesenabrechnung auf.

Kraftfahrer haben auf ihren Fahrten hohe Ausgaben

  • Wenn Sie Kraftfahrer sind, werden Sie sicherlich schon bemerkt haben, dass Ihre Arbeit mit hohen Ausgaben verbunden ist, obwohl Ihr Lohn nicht besonders hoch ist.
  • Ihnen entstehen während Ihrer beruflichen Tätigkeit vorwiegend Aufwendungen für Verpflegung, Übernachtungen, Gebühren für die Nutzung von Toiletten und Duschräumen an Raststätten, aber auch Gebühren fürs Parken Ihres Lkws sowie Maut-, Taxi- und Telefongebühren.
  • Diese Ausgaben müssen Sie in der Regel vorstrecken und danach eine Spesenabrechnung machen, um die Kosten erstattet zu bekommen. Falls sich Ihre Ausgaben häufen, können Sie mit Ihrem Chef auch einen Vorschuss vereinbaren.
  • Achten Sie darauf, dass die Höhe der Spesen in Ihrem Arbeitsvertrag bzw. in tariflichen oder betrieblichen Vereinbarungen festgehalten ist. Ansonsten haben Sie keinen Anspruch auf Erstattung der Reise- und Nebenkosten.

Diese Posten gehören in die Spesenabrechnung

  • Sie dürfen alle Reisekosten mit der Spesenabrechnung abrechnen, die mit Ihrer Tätigkeit als Kraftfahrer in Zusammenhang stehen. Allerdings müssen Sie nachweisen, dass Sie diese Ausgaben hatten. Bewahren Sie daher unbedingt alle Belege auf und seien die Beträge noch so gering. Ohne Nachweis gibt's kein Geld.
  • Seit 1. Januar 2008 beginnt Ihre sogenannte Auswärtstätigkeit, also Ihre Arbeit als Lkw-Fahrer, erst ab Verlassen des Betriebshofes Ihres Arbeitgebers. Früher zählte die Arbeitszeit bereits ab Verlassen Ihres Wohnsitzes. Diese Zeiten sind für den Verpflegungsmehraufwand bzw. Mehraufwendungen relevant, die Sie pauschal abrechnen dürfen.
  • Sind Sie beispielsweise acht bis 14 Stunden betrieblich unterwegs, erhalten Sie eine Pauschale von aktuell sechs Euro. Bei einer Abwesenheit von 14 bis 24 Stunden, erhöht sich dieser Betrag auf 12 Euro. Wenn Sie länger als 24 Stunden als Kraftfahrer tätig sind, erhalten Sie eine Erstattung von 24 Euro (Stand: April 2013).
  • Mit der Spesenabrechnung rechnen Sie nicht nur den Verpflegungsaufwand ab, sondern sämtliche Kosten im Rahmen Ihrer Auswärtstätigkeit, die Sie mit Belegen nachweisen können. Übernachtungen können Sie entweder pauschal abrechnen (20 Euro im Inland) oder nach Beleg.

Als Kraftfahrer im Ausland unterwegs

  • Höchstwahrscheinlich sind Sie als Kraftfahrer auch im Ausland unterwegs, in der Regel für mehrere Tage, manchmal sogar für Wochen. Natürlich dürfen Sie sich auch diese Ausgaben mit einer Spesenabrechnung erstatten lassen.
  • Mittlerweile sind die Zeiten, in denen Sie für Essen und Trinken im Ausland wenig zahlten, vorbei. Dies hat auch das Bundesfinanzministerium erkannt und dementsprechend gehandelt.
  • Wie für Ihre Fahrten in Deutschland sind die Regelsätze für das Ausland klar definiert und liegen meist über den Sätzen von Deutschland. Aber auch hier sollten Sie darauf achten, dass Spesen fürs Ausland in Ihrem Arbeitsvertrag oder sonstigen Vereinbarungen verankert sind.
  • Abrechnen dürfen Sie einerseits nach Belegen, andererseits gibt es festgelegte Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und für Übernachtungen. Diese sind allerdings von Land zu Land unterschiedlich.
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