Speditionsware ist für den Versand per Kurierdienst aufgrund ihres Gewichts, ihrer Größe oder ihrer Form ungeeignet. Dennoch sollten Sie sich vorab bei den Ihnen bekannten Kurierdiensten, wie etwa UPS, DHL, TNT oder FEDEX informieren, ob Ihr Packstück durch einen selbigen versendet werden kann, bevor Sie eine Spedition beauftragen, da der Versand mittels Kurierdienst in der Regel weitaus günstiger ausfällt. Für das Versenden einer Ware durch eine Spedition müssen Sie einen Versandauftrag erstellen.
So erstellen Sie einen Versandauftrag für Speditionsware
- Einen Versandauftrag für Speditionsware können Sie ganz einfach mithilfe von Microsoft Word erstellen. Öffnen Sie hierzu eine leere Word-Vorlage.
- Nun tragen Sie in der ersten Zeile die Anschrift des beauftragten Speditionsunternehmens ein.
- In Höhe der Adresse des Spediteurs tragen Sie außerdem rechtsbündig Ihre Adresse bzw. die Adresse des Absenders ein.
- Unter die Adresse des Spediteurs schreiben Sie die Lieferadresse des Empfängers.
- Unter der Adresse des Absenders tragen Sie folglich die für den jeweiligen Versandauftrag relevanten Daten ein. Hierzu gehört neben dem Auftragsdatum, die Lieferbedingung (z. B. DAP, CIP, CPT, EXW), der Sendungswert (optional), eine von Ihnen festgelegte Beleg-Nr. (optional) sowie Ihr Name bzw. der Name des Bearbeiters (optional).
- Darüber hinaus gibt es einige notwendige Angaben zum Packstück, die auf keinem Versandauftrag fehlen dürfen. Diese schreiben Sie unter die Lieferanschrift. Hierzu gehört die Menge der Packstücke, die Art der Verpackung (z. B. Karton, Palette, Holzkiste), der Inhalt des Packstücks, das Bruttogewicht (inkl. Verpackungsmaterialien) sowie die Abmessungen des Packstücks.
- Zudem benötigen Sie noch eine Markierung, die an Ihr Packstück angebracht wird und gleichzeitig auf dem Versandauftrag festgehalten sein muss. Hierzu verwenden Sie beispielsweise die vollständige Lieferanschrift, die Belegnummer sowie die Anzahl der Packstücke. Schreiben Sie diese Markierungsangaben unter die Angaben zur Verpackung und drucken Ihre Markierungsangaben mithilfe einer zweiten separaten Word-Vorlage mindestens zweimal aus. Beachten Sie, dass Sie die Markierungsangaben auf dem Versandauftrag mit der Angabe "Markierung" für den Spediteur als solche identifizierbar machen.
- Unter die Markierung können Sie noch besondere Hinweise eintragen. Dies wäre beispielsweise dann sinnvoll, wenn die Anlieferung bis zu einem bestimmten Datum erfolgen muss oder die Abholung erst ab einem bestimmten Datum möglich wäre.
- Kontrollieren Sie Ihren Versandauftrag und drucken ihn anschließend mindestens dreimal aus. Neben der beauftragten Spedition und dem in der Lieferadresse eingetragenen Empfänger, sollten auch Sie als Auftraggeber und Absender der Speditionsware unbedingt einen Ausdruck in Papierform sorgfältig verwahren.
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Den Versandauftrag anmelden
- Die Anmeldung eines unterschriebenen Versandauftrags bei einer Spedition können Sie entweder per Fax, per E-Mail oder telefonisch ausführen.
- Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit des postalischen Wegs. Beachten Sie hier jedoch die Versanddauer des Briefs. Für eilige Aufträge eignet sich dieser Weg daher nicht.
- Lassen Sie sich bei Abholung der Packstücke durch den Fahrer der Spedition diese unbedingt durch eine Unterschrift auf Ihren Versandauftrag bestätigen. So sind Sie bei einem eventuellen Abhandenkommen der Speditionsware auf der sicheren Seite.
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