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So können Sie im Outlook Textbausteine einfügen

So können Sie im Outlook Textbausteine einfügen2:37
Video von Bruno Franke2:37

Outlook ermöglicht über Textbausteine das einfache und schnelle Einfügen häufig wiederkehrender Textpassagen in E-Mail-Nachrichten.

Was Sie benötigen:

  • Outlook 2007
  • Outlook 2003

Textbausteine erstellen - so geht's

Um Textbausteine in Outlook 2007 zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht, zum Beispiel über die Tastenkombination STRG+N.
    2. Schreiben Sie den Textbaustein, den Sie für die spätere Verwendung speichern möchten.
    3. Bei Bedarf können Sie den Text mit der gewünschten Formatierung versehen.
    4. Markieren Sie den gerade geschriebenen Text. Wählen Sie auf der Multifunktionsleiste die Registerkarte „Einfügen“. Klicken Sie in der Gruppe „Text“ auf die Option „Schnellbausteine“ und anschließend auf „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern...“. Es öffnet sich der Dialog „Neuen Baustein erstellen“.
    5. Alternativ erreichen Sie denselben Dialog auch, wenn Sie anstelle des vorigen Schritts die Tastenkombination ALT+F3 drücken.
    6. In dem Dialogfeld schlägt Ihnen Outlook den Beginn Ihres Textbausteins als Name vor. Hier sollten Sie ein Kürzel eintragen, das Sie leicht behalten können und unter dem Sie später den Baustein aufrufen möchten.
    7. Unter „Katalog“ belassen Sie die Einstellung „Schnellbausteine“.
    8. Unter „Kategorie“ finden Sie hier zunächst die voreingestellte Rubrik „Allgemein“. Wenn Sie eine neue Kategorie anlegen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Feld und wählen Sie „Neue Kategorie erstellen...“.
    9. Wenn Sie unter „Beschreibung“ einen Text eingeben, wird dieser angezeigt, wenn Sie später im Schnellbaustein-Katalog die Maus über Ihren Textbaustein bewegen. Dieser Eintrag dient also nur Ihrer Information.
    10. Die übrigen Optionen lassen Sie im Normalfall unverändert.

     Textbausteine im Outlook verwenden

      • Um einen Textbaustein über die Multifunktionsleiste in eine E-Mail einzufügen, wählen Sie die Registerkarte „Einfügen“ und klicken in der Gruppe „Text“ auf „Schnellbausteine“. Dort werden Ihnen die verschiedenen Bausteine angezeigt. Wenn Sie einen Baustein mit der linken Maustaste anklicken, wird dieser direkt in die E-Mail eingefügt. Wenn Sie die rechte Maustaste verwenden, erhalten Sie ein Kontextmenü, über das Sie unter anderem auswählen können, ob Sie den Baustein am Beginn oder Ende des Dokuments einfügen möchten. Hier können Sie auch nochmals die Eigenschaften des Textbausteins aufrufen, um eventuelle Änderungen vorzunehmen.
      • Sollten Sie einen Textbaustein löschen wollen, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Organisieren und löschen...“. In dem folgenden Dialogfeld können Sie den Baustein löschen.
      • Um einen Baustein direkt über ein Tastaturkürzel einzufügen, geben Sie das Kürzel ein, das Sie als Name des Bausteins vergeben haben, und drücken Sie die Taste F3. 

      Textbausteine in Outlook 2003 einfügen

      Unter Outlook 2003 können Sie Textbausteine verwenden, wenn Sie Word als E-Mail-Editor festlegen. Öffnen Sie dazu das Menü „Extras/Optionen“ und aktivieren Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Format“ die Option „E-Mail mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten“. Danach können Sie wie oben beschrieben die Tastaturkürzel ALT+F3 bzw. F3 nutzen, um Textbausteine zu erstellen bzw. einzufügen.

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