Sekretärin ist ein anspruchsvoller Job.
Eine Sekretärin ist normalerweise die engste Mitarbeiterin für ihren Chef. Aus dieser unmittelbaren Nähe ergeben sich eine Reihe besonderer Verpflichtungen, die eine Sekretariatskraft im Auge behalten sollte, um eine gute Zusammenarbeit zu sichern. Besonders Loyalität und Diskretion zählen zu den wichtigen Verpflichtungen und sind die Basis eines wechselseitigen Vertrauensverhältnisses. Beide - sowohl die Sekretärin als auch der Chef - sollten Lernprozesse durchlaufen, um Fehler, Schwächen oder aber Probleme zu beseitigen. Den perfekten Chef gibt es nicht, aber mit ein paar wichtigen Tipps schaffen auch Sie den Umgang mit schwierigen Chefs.
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- 17.11.2011 Klothilde Brauchle
Was Sie benötigen
Dafür brauchen Sie beide Hände
- Loyalität
- Diskretion
- Menschenkenntnis
- Vertrauen
- Kenntnisse der Arbeitsabläufe
- Ausgeglichenheit
- Sorgfalt
- Selbstbewusstsein
- Selbstständigkeit
- Organisationsvermögen
- Mut
- Kritikfähigkeit
- Argumentationskraft
- Optimierung der Zusammenarbeit
Macken des Chefs als Sekretärin ertragen
Jede Sekretärin weiß, dass es den perfekten Chef nicht gibt und sie mit kleinen Macken ihres Vorgesetzten leben, arbeiten und richtig umgehen muss, damit eine echte Partnerschaft erhalten bleibt.
- Reagieren Sie als Sekretärin mit Ausdauer, Konstanz und einem gewissen Durchsetzungsvermögen, wenn Ihr Vorgesetzter bei jeder Kleinigkeit ausrastet und herum schreit. Ungerechtigkeiten sollten Sie mit Entschiedenheiten zurückweisen.
- Natürlich sollten Sie es als Fachfrau bzw. Sekretärin stets vermeiden, unklare Auskünfte weiterzugeben oder unvollständige Unterlagen für ein Meeting vorlegen.
- Wenn Ihr Chef gerne wichtige Dinge vergisst oder verliert, sollten Sie dementsprechend handeln, damit Sie die unentbehrliche Stütze im Sekretariat auch in Zukunft bleiben.
- Halten Sie also nicht nur Ihren Terminkalender, sondern auch den Ihres Chefs im Auge, damit Sie dann mit diplomatischem Geschick, geschickten Tipps, Fingerspitzengefühl und Takt ihn an wichtige anstehende Entscheidungen erinnern können und somit die Form gewahrt bleibt.
Tipps für Argumentationen und mehr Anerkennung
- Lassen Sie sich durch die Wutausbrüche Ihres Chefs nicht einschüchtern. Auf gar keinen Fall sollten Ihnen Tränen in die Augen treten und Sie sich in einer solchen gespannten Situation in eine Diskussion einlassen. Es bringt momentan mehr, wenn Sie stattdessen zunächst tief durchatmen und später nochmals die schwierige Situation ansprechen und darum bitten, doch einen ruhigeren Ton anzupeilen.
- Fehlt Ihnen die nötige Anerkennung, da Sie bisher nur sehr selten für Ihre Arbeit gelobt wurden, sollten Sie beispielsweise Ihre erstellten Unterlagen dem Chef übergeben und so lange stehen bleiben, bis er gezwungen ist, ein Feedback zu geben - egal ob er nur Zufriedenheit oder gar freundliche Worte des Lobes und der Anerkennung dann ausspricht.
- Daraufhin sollten Sie ihm aber sagen, dass Sie sich darüber gefreut haben. Sie müssen also Ihre verdiente Anerkennung abholen, um lange davon zehren zu können.
Hektik im Büroalltag abbauen
- Wenn durch das hektische Erscheinen Ihre Chefs sich ein ungutes Arbeitsklima im Sekretariat ausbreitet, laufen auch Sie eher Gefahr, dass sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen. Steuern Sie dieser Gefahr entgegen, indem Sie versuchen, sich nicht anstecken zu lassen.
- Bleiben Sie also sachlich und versuchen Sie, eine gewisse Ruhe einzubringen. Dies kann bereits durch schnelle Bereitstellung gesuchter Unterlagen oder durch Mitteilung geklärter Tatbestände geschehen.
- Hektische Chefs vergessen oftmals, sich bei der Sekretärin abzumelden. Fragen Sie daher nach, damit auch Sie bei kurzfristigen Entscheidungen wissen, wo Sie Rücksprachen mit ihm sicher abwickeln können.
Als professionelle Sekretärin sollten Sie sich einfach Fähigkeiten aneignen, damit Sie auch mit dem Umgang eines schwierigen Chefs klarkommen und Freude an Ihrer Berufstätigkeit bewahrt bleibt. Viel Glück beim Umsetzen der Tipps und beim Lernprozess, der für Sie nicht immer leicht sein wird.
