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Reisekostenpauschale errechnen - so geht's

Arbeitnehmer, die beruflich viel auf Reisen sind, können mit der Reisekostenpauschale ihre Kosten senken. Zwar gibt es für Arbeitgeber keine gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung der Reisekostenpauschale, wenn sie jedoch gezahlt wird, muss das nach den strengen gesetzlichen Regelungen erfolgen. Wie Sie die Reisekostenpauschale berechnen und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie hier.

Die Reisekostenpauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer.
Die Reisekostenpauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer.

Was Sie benötigen:

  • Zettel und Stift
  • Taschenrechner

Wenn ein Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug für eine geschäftliche Reise nutzt, könnte er eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR geltend machen. Wird für die Fahrt ein Motorrad oder Fahrrad genutzt, kommen entsprechend geringere Spesensätze infrage. Falls Sie für Ihre Geschäftsreise einen Firmen- oder Dienstwagen benutzen, können Sie allerdings keine Kilometerpauschale in Rechnung stellen.

Wissenswertes zur Reisekostenpauschale

  • In den meisten Fällen können Sie die Reisekostenpauschale erst nach der Dienstreise abrechnen. Sie müssen dafür also in Vorkasse treten. Bei einer langen Bearbeitungszeit ist demnach mit einem Zinsverlust zu rechnen. Für Arbeitnehmer mit geringem Gehalt kann dieser Umstand zu einem großen finanziellen Problem werden.
  • Eine zusätzliche Mitnahmepauschale von 0,02 EUR pro Kilometer und Person können Sie abrechnen, wenn Sie Kollegen auf der Dienstreise mitnehmen. Falls Sie bei der Abrechnung den tatsächlichen Kilometer-Kostensatz angeben, fällt diese Pauschale jedoch weg.
  • Mit der Reisekostenpauschale werden Ihnen sämtliche Kosten für Benzin, Steuern, Inspektion, Abschreibung etc. abgegolten. Nur außergewöhnliche Kosten für Unfälle, Beschädigungen oder Diebstähle können Sie gesondert einfordern.

So berechnen Sie die Reisekostenpauschale

  • In der Reisekostenpauschale ist auch eine sogenannte Verpflegungskostenpauschale erhalten. Mit ihr soll sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter sich auf der Geschäftsreise verpflegen kann. Hier gilt es bestimmte gesetzliche Zeitgrenzen zu beachten. 
  • Bei einer Reisedauer von acht Stunden dürfen Sie sechs Euro Verpflegungskostenopauschale berechnen. Dauert die Reise mindestens 14 Stunden, dürfen Sie zwölf Euro geltend machen. Bei einer Reisedauer von 24 Stunden erhalten Sie 24 Euro Verpflegungskostenpauschale.
  • Wenn Sie für insgesamt 48 Stunden verreisen und dabei einen Fahrtweg von insgesamt 200 Kilometern haben, berechnen Sie zuerst die Kilometerpauschale. Sie würde in Ihrem Fall 60 Euro betragen. Da Sie 48 Stunden unterwegs sind, können Sie dazu noch die Verpflegungskostenpauschale für diesen Zeitraum in der Höhe von 48 Euro ansetzen. Diese beiden Summen addieren Sie im letzten Schritt und errechnen so eine Reisekostenpauschale von 108 Euro.
  • Bei der Berechnung der Pauschale sollten Sie beachten, dass sie ab einem bestimmten Betrag versteuert werden muss. Darüber hinaus wird die Reisekostenpauschale vom Gesetzgeber in unregelmäßigen Abständen angepasst. Rat und Hilfe erhalten Sie bei Ihrem Steuerberater.
  • Falls Sie Ihre Reisekostenpauschale nicht selbst berechnen möchten, finden Sie im Internet viele Seiten, wo Sie die Pauschale mithilfe spezieller Rechner unkompliziert ermitteln können. Eine Möglichkeit finden Sie unter reisekosten-verpflegungsmehraufwand.de
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