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Referenzschreiben verfassen - das sollten Sie beachten

Wer ein Referenzschreiben verfassen möchte, sollte bei der Formulierung ganz genau sein, damit der Leser nachvollziehen kann, ob die Tätigkeit seinen Anforderungen nahe kommt.

An Referenzen können sich Kunden orientieren.
An Referenzen können sich Kunden orientieren.

Ein Referenzschreiben stellen Sie immer für einen Arbeitnehmer oder Dienstleister, der in Ihrem Auftrag tätig war, aus. Das Schreiben soll zukünftigen Kunden Ihres Beschäftigten oder Dienstleisters bei der Beurteilung seiner Arbeit helfen. Sind Sie mit der Arbeit jedoch nicht zufrieden gewesen, sollten Sie von einem Referenzschreiben absehen.

Referenzschreiben richtig aufbauen

  • Ein Referenzschreiben besteht in der Regel aus drei Teilen, nämlich der Vorstellungen Ihrer Person oder Firma, der Arbeitsbeschreibung und der Bewertung der Arbeit durch den Arbeiter oder Dienstleister.
  • Zunächst halten Sie in dem Schreiben fest, wer Sie oder Ihre Firma sind bzw. ist und geben an, für welche Tätigkeit Sie den Arbeiter oder Dienstleister engagiert haben. Hier können Sie auch angeben, warum Sie sich gerade für diese Person oder diesen Dienstleister entschieden haben.
  • Beschreiben Sie genau, welche Erwartungen Sie an die Arbeit hatten, welche Aufgaben ausgeführt wurden und in welchen Umfang der Arbeiter bzw. Dienstleister Ihre Erwartungen erfüllt hat. Formulierungen, wie "die Arbeit wurde zu unserer vollsten Zufriedenheit ausgeführt" sind geeignet. Sie sind in der Gestaltung der Formulierungen allerdings frei und müssen sich nicht an Zeugniscodes orientieren.
  • Machen Sie auch deutlich, was Sie besonders von der Arbeit überzeugt hat und welche Qualitäten der Arbeiter bzw. der Dienstleiter diesbezüglich hat, etwa indem Sie schreiben "besonders im Hinblick auf diese/jene Tätigkeiten hat uns/mich Herr/Frau/Firma X von einer professionellen Arbeitsweise überzeugt". 

Empfehlungsschreiben gelungen formulieren

  • Eine Referenzschreiben ist darauf ausgerichtet, den Arbeiter oder Dienstleister weiter zu empfehlen. Darum sollten Sie im letzten Abschnitt zu einer anschließenden Bewertung der Arbeit kommen. 
  • Machen Sie deutlich, warum Sie den Arbeiter oder Dienstleister weiterempfehlen. Wenn Sie zuvor bereits ausführlich auf die Fähigkeiten des Arbeiters bzw. Dienstleisters eingegangen sind, reicht hier der Verweis darauf.
  • In jeden Fall enthält ein professionelles Referenzschreiben Ihre Kontaktdaten und den Hinweis, dass man sich bei Ihnen jederzeit gerne persönlich eine Referenz einholen kann, etwa indem Sie schreiben "gerne können Sie mich telefonisch oder persönlich kontaktieren, sollten Sie diesbezüglich weitere Fragen haben". Das Referenzschreiben muss abschließend unterschrieben werden.
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