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Rechnungsvorlagen im Excel erstellen - eine Anleitung

Rechnungsvorlagen im Excel erstellen - eine Anleitung2:57
Video von Bruno Franke2:57

Sie möchten eine Rechnungsvorlage in Excel erstellen? Dies ist mit einigen Handgriffen schnell erledigt. Für diese Anleitung wurde eigens eine kostenlos downloadbare und anpassbare Excel-Rechnungsvorlage erstellt.

Was Sie benötigen:

  • MS Office (Excel muss installiert sein)
  • PC
  • Internet
  • Drucker

Wie Sie geeignete Rechnungsvorlagen anfertigen

  • Downloaden Sie die Rechnungsvorlage und speichern Sie sie auf Ihrer lokalen Festplatte an einem Ort, zu dem Sie leicht Zugriff haben. Dies ist eine Ihrer Rechnungsvorlagen.
  • Sie können sehen, dass die Rechnungsvorlagen ein anpassbares Adressfeld, eine Empfängeradresse, das Wort Rechnung, die Rechnungsnummer, eine Anrede, einen Text, eine Kalkulation, eine Dankeszeile sowie die Grußformel enthalten.
  • Wenn Sie Kleinunternehmer sind, müssen Sie in Ihrer Rechnung mit den Worten "Das Einzelunternehmen xy ist gemäß § 19 UStG Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerbefreit und weist auch keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus." Dieser Satz ist wichtig und notwendig, damit ihre Kundinnen und Kunden wissen, dass der genannte Preis ein Endpreis ist. Sie dürfen als Kleinunternehmer auf keinen Fall die Umsatzsteuer in Rechnung stellen.
  • Der Footer sollte Ihre Bankverbindung, eventuell die Nennung Ihres Paypalaccounts (Paypal: musteremail@domain.de) enthalten. In den Footer sollten Sie auch die Kleinunternehmerregelung schreiben oder innerhalb der Rechnung in den Text. Darüber hinaus sollte Ihre persönliche Identifikationsnummer beim Finanzamt genannt werden sowie gegebenenfalls ein Hinweis auf einen möglichen Handelsregistereintrag (dies ist bei Firmennamen notwendig, die einen Fantasienamen, z. B. Traumfirma xy enthalten. Zuguterletzt noch Ihre Umsatzsteuer-ID. Ein Hinweis, dass diese Rechnung 10 Jahre aufgehoben wird, kann auch hilfreich sein.
  • Wenn Sie in der Situation sind, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen, öffnen Sie die Rechnungsvorlage, speichern Sie sie unter einem anderen Namen in Ihrem Rechnungsordner auf Ihrer lokalen Festplatte, z. B. unter Faktura-1000-2011 und passen Sie die notwendigen Angaben an.
  • Für eine gültige Rechnung sind Sie berechtigt, auch eine hohe Rechnungsnummer anzugeben, damit Ihre Kunden nicht merken, dass es für Sie vielleicht sogar der erste Auftrag ist. Die Rechnungsnummern müssen jedoch zur Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt immer fortlaufend sein (also Faktura-1000-2011, Faktura-1001-2011 etc.).

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