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Quittungsbeleg: Vordruck selbst erstellen - so geht's mit Textverarbeitungsprogrammen

Sie möchten einen Quittungsbeleg mit Ihrem PC erstellen, damit Sie diesen jederzeit flexibel ausdrucken können? Erstellen Sie sich einen eigenen Beleg, indem Sie diesen mithilfe von Textverarbeitungsprogrammen als Vordruck in Ihren Dateien erarbeiten.

Erarbeiten Sie sich einen Quittungsbeleg als Vordruck für Ihre Gewerbe.
Erarbeiten Sie sich einen Quittungsbeleg als Vordruck für Ihre Gewerbe. © S._Hofschlaeger / Pixelio

Was Sie benötigen:

  • OpenOffice Writer oder Microsoft Office Word

Vordruck mit dem Computer erarbeiten

  1. Öffnen Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm und starten Sie mit einer neuen Seite im Hochformat. Im Blattformat DIN A4 können Sie einen passenden Quittungsbeleg für die Ausgabe an Ihre Kunden erstellen.
  2. Zuerst sollten Sie mit der Überschrift "Quittung Nr. " beginnen. Diese sollten Sie mithilfe der Formatierung Ihres Programms, beispielsweise einer höheren Schriftgröße und durch fett oder kursiv, hervorheben.
  3. Anschließend folgt pro Zeile der Text des Vordrucks. Dabei müssen Sie unbedingt darauf achten, dass jedes Textelement auch wirklich in einer eigenen Zeile beginnt. Beginnen Sie dabei mit "Euro", "inkl. x % MwSt. / EUR" und enden mit "EUR in Worten (Cent wie oben)".
  4. Nach der direkten Angabe des Eurobetrages müssen Sie in Ihrem Quittungsbeleg außerdem den Empfänger "für" und Ihre Firmendaten mit "von" erfassen. Beim Feld mit den Firmendaten können Sie mithilfe der Software bereits Ihre vollständige Firmenbezeichnung übertragen. Dagegen für das Feld des Empfängers sollten Sie etwas Spielraum über mehrere Zeilen einrichten.
  5. Ergänzen Sie noch den Zusatz "Dankend erhalten", "Ort/Datum" sowie "Stempel/Unterschrift". Schon ist Ihr Vordruck fertig. Falls gewünscht, können Sie ihn nun nach Ihrem Geschmack formatieren.

Quittungsbeleg richtig ausfüllen

  1. Achten Sie darauf, alle Felder mithilfe des Textverarbeitungsprogramms Ihres Computers sorgfältig und lückenlos auszufüllen. 
  2. Starten Sie mit der Angabe der Nummer Ihres Beleges, diese sollte stets fortlaufend von Ihnen weitergeführt werden.
  3. Ergänzen Sie anschließend den Betrag in Euro sowie die Mehrwertsteuer und tippen Sie den Eurobetrag ebenfalls in Wortform ein. Besonders bei den Werten sollten Sie darauf bedacht sein, dass Ihnen keine Zahlendreher unterlaufen.
  4. Im Anschluss daran müssen Sie die Daten des Empfängers eintragen, wenn möglich, am besten mit der offiziellen Firmenbezeichnung. Falls es sich aber um eine Privatperson handelt, dann genügen der vollständige Name und die dazugehörige Adresse.
  5. Als Nächstes folgt in Ihrem Vordruck das Feld "Ort/Datum". Hier können Sie über das Menü einen Feldbefehl einfügen. Somit aktualisiert sich das Datum automatisch, sobald Sie das Dokument öffnen, und Sie müssen dies nicht mehr manuell vermerken.
  6. Nachdem Sie alle Felder gefüllt haben, können Sie den Beleg drucken. Jetzt fehlt nur noch Ihre Unterschrift sowie Ihr Firmenstempel und Sie können den Beleg an Ihren Kunden aushändigen.
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