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Qualitätsmanagement-System - so dokumentieren Sie Abläufe im Unternehmen

Ein Qualitätsmanagement-System soll dazu dienen, Abläufe im Unternehmen zu standardisieren und Prozesse zu dokumentieren. So soll auch die tägliche Arbeit verbessert werden, etwa wenn es gilt, bestimmte Standards einzuhalten. Hierzu müssen viele Vorgehensweisen dokumentiert werden. Wie kann eine solche Dokumentation aussehen?

Alle Zuständigkeiten klären
Alle Zuständigkeiten klären © Gaby_Stein / Pixelio

Die Abläufe in einem Unternehmen werden im sogenannten QM-Handbuch festgehalten. "QM" steht dabei für Qualitätsmanagement. Neben einer allgemeinen Übersicht der Vorgehensweise, die oft als Baumdiagramm veranschaulicht wird, werden auch die dazugehörigen Teilprozesse exakt beschrieben.

Aufbau im Qualitätsmanagement

  • In der Dokumentation des Qualitätsmanagement-Systems gibt es verschiedene Bestandteile, die auf unterschiedlichen Ebenen ansetzen. Einen groben Überblick über Vorgehensweisen und Zuständigkeiten bietet das Organigramm, welches das gesamte Unternehmen schematisch darstellt.
  • Hierzu gehören auch Prozessbeschreibungen. Diese beschreiben, von wem welche Tätigkeiten ausgeführt werden und wie dabei vorgegangen werden soll. So ein Prozess kann es beispielsweise sein, was in einer Arztpraxis getan werden muss, wenn ein neuer Patient aufgenommen wird.
  • Jeder Mitarbeiter hat dabei seine eigenen Aufgaben. Wie diese ausgeführt werden, wird in sogenannten Arbeitsanweisungen festgelegt. Dies kann beispielsweise eine Beschreibung sein, welche genauen Aufgaben die Arzthelferin hat.
  • Ob alle wichtigen Aufgaben erledigt wurden und auch alle relevanten Informationen vorhanden sind, kann dann mit speziellen Checklisten geprüft werden. Auch diese Formulare sind Teil des Qualitätsmanagement-Systems.

Wie Fehler im System erkannt und behoben werden

  • In jedem Unternehmen passieren auch einmal Fehler oder Abläufe können nicht ungestört stattfinden. Im Qualitätsmanagement ist es aber wichtig, diese „Fehler im System“ zu erkennen und zu beheben.
  • Dafür sind etwa Analysen der Kundenzufriedenheit wichtig. Diese können in einem Qualitätsmanagement-System vorgesehen sein, wobei dokumentiert wird, wie die Analysen umgesetzt werden (z. B. mit speziellen Fragebögen etc.).
  • Ebenso sollte dokumentiert werden, wie Prozesse überwacht werden. Wenn es beispielsweise darum geht, auf Anfragen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zu reagieren oder bei der Produktion bestimmte Maße einzuhalten bzw. nur gewisse Abweichungen zu erlauben, dann sollte im System beschrieben werden, wie dies garantiert werden kann und welche Maßnahmen dazu beitragen.
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