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Privatwagen als Dienstwagen nutzen - das ist zu beachten

Im internationalen Ausland beispielsweise Großbritannien und Irland, wird das Prinzip Nutzung von Privatwagen als Dienstwagen als Car Allowance bezeichnet. Es ist das meistgenutzte Modell bei Geschäfts- und Dienstwagen. Für Unternehmen stellt Car Allowance eine attraktive Alternative zum Firmenfahrzeug dar, die gewiss auch einige Risiken enthält.

Privatwagen wird als Dienstwagen nutzen
Privatwagen wird als Dienstwagen nutzen

Bei Car Allowance verfährt der Arbeitgeber nach einem einfachen Prinzip. Er stellt seinem Mitarbeiter keinen Dienstwagen bereit, stattdessen bezuschusst er dessen Privatwagen. Der Arbeitnehmer erhält einen Pkw-Zuschuss vom Arbeitgeber. Außerdem darf er sich sein Fahrzeug selbst wählen.

Privatwagen als Dienstwagen - Vor- und Nachteile 

  • Zu den Vorteilen für den Arbeitgeber gehören das Wegfallen administrativer Aufgaben sowie die unkomplizierte Abwicklung. Außerdem kann sich der höheren Verantwortung seiner Mitarbeiter für das eigene Fahrzeug sicher sein.
  • Ein Nachteil für größere Unternehmen ist, dass eine Umstellung Zeit erfordert. Als schwierig kann sich zudem die innerbetriebliche Durchsetzung erweisen. Wer ausschließlich auf Privatwagen im betrieblichen Einsatz setzt, muss den Wegfall des Motivationsfaktors Dienstwagen einrechnen.
  • Zu den Vorteilen für einen Arbeitnehmer gehört, dass er sich ein Auto nach Wahl zulegen kann. Letztendlich wird die jeweilige Kostensituation entscheiden, ob es ein günstiger Kleinwagen oder ein teureres Fahrzeug der Mittelklasse sein kann.
  • Auch bei einem Arbeitgeberwechsel behält der Arbeitnehmer seinen Wagen. Außerdem kann er mit einem klar definierten Zuschuss rechnen und damit sind seine Kosten kalkulierbar. Nachteilig für den Arbeitnehmer ist, dass er sämtliche Fahrzeugkosten (Versicherung, Steuer, Instandhaltung) zu tragen hat. Der Arbeitnehmer übernimmt bei Kauf und Verkauf oder Leasing das volle Risiko. 

Steuerliche Situation für den Arbeitnehmer 

  • Die Zuwendungen, die der Angestellte für dienstliche Nutzung des Privatwagens erhält, muss er voll versteuern. Die Zuschüsse unterliegen zudem der Sozialversicherungspflicht.
  • Dafür erlaubt der Gesetzgeber dem Arbeitnehmer, dass er auf der Grundlage eines Nachweises der beruflichen Nutzung des Privat-Pkw (Fahrtenbuch) bestimmte Kosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten steuermindernd geltend machen kann. Eine Alternative wäre die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. 
  • Wenn der Angestellte regelmäßig zu ein und derselben Arbeitsstätte fährt, darf er die anteiligen tatsächlichen Kosten geltend machen oder die Entfernungspauschale (0,30 Euro je Entfernungskilometer) nutzen. Für Kostenerstattungen für Dienstreisen gilt das in ähnlicher Form.

Ob ein Privatwagen als Dienstwagen oder ausschließlich das Firmenfahrzeug die beste Lösung ist, muss eine Gegenüberstellung der jeweiligen Vorteile und Nachteile (in Zahlen ausgedrückt) zeigen. Das gilt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen.

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