PDF-Datei schreiben - so geht´s mit der richtigen Software

PDF-Dateien sind in vielen Büros gern und oft genutzt. Ideal zum Ausdrucken und Teilen mit anderen, muss dieses doch erst erstellt werden. Wie Sie das dafür benötigte Dokument schreiben können, erfahren Sie hier.

PDF-Datei vorbereiten und erstellen

1. Öffnen Sie ein Textbearbeitungsprogramm wie Microsoft Word, Open Office oder auch Pages und öffnen Sie hier ein neues Dokument.
2. Füllen Sie dieses und passen Sie es so an, wie es später auch als PDF-Datei dargestellt werden soll. Hinterlassen Sie, falls nötig, in den Eigenschaften Informationen zum Autor und Inhalt.
3. Überprüfen Sie das erstellte Dokument nochmals auf Richtigkeit und wählen Sie im Menü den Punkt "Als PDF exportieren" aus (je nach Anwendung anders formuliert). Sollte die Option nicht vorhanden sein, versuchen Sie es mit "Speichern unter" und wählen Sie dort PDF aus.
4. Wählen Sie, falls gefragt, den Namen und den Speicherort für die Datei aus und bestätigen Sie die Eingabe. Abhängig vom Dokument und der Leistung des Computers kann das Exportieren einige Zeit in Anspruch nehmen.
5. Sie konnten eine PDF-Datei schreiben, die Sie jetzt mit für die unterschiedlichsten Zwecke nutzen können. Geöffnet werden kann diese mit z.B. dem Adobe Reader.

Was neben dem Schreiben beachtet werden muss

• Das Erstellen von PDF-Dateien ist nicht wirklich schwer. Größer werden die Anforderungen, wenn es um das Optimieren geht. So ist es ärgerlich, wenn man zum Schluss eine zu große Datei auf dem Rechner hat, die man nur schwer an andere Versenden kann. Befolgen Sie dagegen die Tipps in dieser Anleitung.
• Beachten Sie auch, dass PDF-Dateien in manchen Fällen von vielen gelesen werden. Sollten Fragen dazu aufkommen, ist es wichtig, dass diese an den Autor der Datei geleitet werden können. Geben Sie daher in der Fußzeile oder auch am Ende der Datei eine E-Mail-Adresse von Ihnen an, die bei Fragen oder entdeckten Fehlern zur Kontaktaufnahme genutzt werden kann.
• Lassen Sie sich vor dem Exportieren der PDF-Datei viel Zeit und schreiben Sie ggf. etwas um. Denn ist die Datei einmal versendet, ist eine Änderung nicht mehr so einfach. Richten Sie daher Ihren Blick besonders auf Punkte wie Rechtschreibung, Aktualität sowie richtiges Formatieren, um ärgerlichen Fehlern aus dem Weg zu gehen.