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Outlook 2010 - die Archivierung von E-Mails gelingt so

Die Archivierung von E-Mails ist eine sehr sinnvolle Sache, vor allem bei größeren Datenmengen. In Outlook 2010 können Sie Ihre Mails archivieren und somit in einem speziellen Online-Speicher langfristig zugänglich machen.

Archivieren Sie Ihre Mails in einem cloudähnlichen Onlinearchiv.
Archivieren Sie Ihre Mails in einem cloudähnlichen Onlinearchiv. © Gerd_Altmann / Pixelio

Was Sie benötigen:

  • Outlook 2010
  • E-Mail-Konto
  • Lizenz für Archivierungsrichtlinien

Archivieren Sie Ihre E-Mails in einem Online-Speicher mit Outlook 2010

Outlook 2010 bietet Ihnen nicht nur zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Termine, Kontakte und Mails zu verwalten, sondern auch, vor allem im Bereich E-Mail, die Möglichkeit, Wichtiges ins Archiv zu packen.

  • Besonders bei größeren Mengen an Mails, wie sie im Firmenleben durchaus oft vorkommen, ist es ratsam, einen Online-Speicher mit Outlook 2010 anzulegen. Sie haben hierbei den Vorteil, dass Sie die Datei von jedem beliebigen PC abrufen können. Bei einer regulären Outlook-Datendatei, die sonst für die Archivierung genutzt wird, können Sie die Daten nur auf dem Rechner, auf dem die Mail archiviert worden ist, abrufen.
  • Zur leichteren Verwaltung können Sie Ihre archivierten Nachrichten einfach zwischen Ihrem Exchange-Postfach und dem Online-Archiv verschieben. Für die Archivierung werden in der Regel Archivrichtlinien verwendet. Diese Richtlinien geben Ihnen die Möglichkeit, den Zeitpunkt festzulegen, wann Sie die Nachrichten aus dem Exchange-Speicher zum Online-Speicher verschieben.
  • Der Administrator Ihres Exchangeservers erstellt Ihnen die Archivrichtlinien. Üblicherweise werden für ein Postfach in Exchange Postfach- und fünf Archivrichtlinien erstellt. Mit deren Hilfe können Sie Ordner und einzelne Nachrichten verwalten. So können Sie beispielsweise festlegen, ob ein Postfach beispielsweise nach 2, 6 Jahren oder nie ins Archiv verschoben werden soll.

Die Lizenzen, die Sie für die Archivierung benötigen, beziehungsweise für die Richtlinien, können Sie bei Microsoft käuflich erwerben.

So führen Sie die Archivierung Ihrer E-Mails in Outlook 2010 durch

Mit nur wenigen Arbeitsschritten können Sie Ihren E-Mails in Outlook 2010 eine Richtlinie für die Archivierung zuweisen.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich einen E-Mail-Ordner aus, indem Sie darauf klicken.
  2. Auf der Registerkarte "Ordner" klicken Sie im Menü "Eigenschaften" auf die Option "Richtlinie".
  3. Wählen Sie nun auf der Registerkarte "Richtlinie" die Option "Onlinearchiv" aus. Hier finden Sie die Option "Elemente ins Archiv verschieben, wenn sie älter sind als ...". Der Zeitpunkt wird entsprechend der Archivierungsrichtlinie Ihrer Firma ergänzt.

Mit Hilfe von Outlook 2010 können Sie nun wichtige Daten in E-Mails über mehrere Jahre hinweg sicher und immer abrufbar archivieren.

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