Gestalten Sie Ihre Ordner so, dass diese auch wirklich zur Ordnung beitragen.
Ordner gibt es in Papierform oder auch digital. Egal ob am PC oder im Büroschrank, Ordner sollten immer so gestaltet werden, dass darin aufbewahrte Akten übersichtlich sortiert und schnell zu finden sind.
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- 10.12.2010 Anne Leibl
Was Sie benötigen
Das schaffen Sie mit Links
Ordner in Papierform übersichtlich gestalten
- Das allerwichtigste um einen guten Überblick über Ihre Ordner zu haben ist es, dass Sie jeden Ordner beschriften. Am besten geeignet ist dafür der Ordnerrücken, da dieser selbst dann sichtbar ist, wenn Ihre Ordner dicht gedrängt im Regal stehen.
- Beschriften Sie Ihre Ordner möglichst kurz und treffend, so lassen sie sich leichter wieder finden. Schreiben Sie zum Beispiel lieber "Steuer 2007-2010" als "Alle Steuererklärungen von 2007 bis 2010". In der Kürze liegt die Würze.
- Oft bietet es sich an, für jeden Ordner eine Art Inhaltsverzeichnis zu gestalten. Dies liegt dann als erste Seite im Ordner.
- Unterteilen Sie Ihren Ordner in verschiedene Rubriken, zum Beispiel nach Jahren oder alphabetisch. Es gibt in Schreibwarenläden extra Trennblätter für Ordner zu kaufen, so dass sich jede Rubrik einzeln beschriften lässt. Diese Unterteilungen helfen Ihnen dabei, Ihren Ordner strukturierter und übersichtlicher zu gestalten.
- Auch in den Unterrubriken selbst sollten Sie strukturiert vorgehen. Legen Sie neue Akten immer oben auf oder hängen Sie sie immer unten dran - je nach Geschmack. Wichtig ist nur, dass Sie immer dieselbe Struktur beibehalten.
Auch digitale Ordner brauchen Struktur
- Der große Vorteil vom digitalen Ordner gegenüber dem Papierordner ist, dass man am PC nach bestimmten Begriffen suchen kann und so auch im Ordnerchaos Unterlagen oft schneller wieder finden kann.
- Noch praktischer ist es aber, wenn Sie Ihre Ordnerstruktur so gestalten, dass Sie klar und übersichtlich ist. Auf diese Weise kann sich auch ein Kollege im Vertretungsfall in Ihren Unterlagen zurecht finden.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Ordner nicht zu viele einzelne Dateien enthalten. Legen Sie lieber in jedem Ordner wieder einzelne Unterordner an. Zum Beispiel für jedes Jahr einen einzelnen Ordner oder für A-K und L-Z. Dies hängt natürlich immer davon ab, für was Sie Ihre Ordner brauchen.
- Gewöhnen Sie sich an, Ihre Dateien und auch Ihre Ordner konkret zu benennen, am besten mit wenigen Stichwörtern und dem Datum. Zum Beispiel ist "Steuererklärung 2009" besser als "Steuererklärung", da es Ihnen im darauffolgenden Jahr die Suche nach alten Unterlagen erleichtert.
- Was oft vergessen wird: Ordner lassen sich nicht nur erstellen, sie lassen sich auch einfach wieder löschen. Misten Sie Ihren PC regelmäßig aus und löschen Sie unnötige und veraltete Ordner, ehe Sie wieder neue erstellen.
