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Ohne Quittung Geld ausgegeben - das müssen Sie beachten

Autor: Heike Funke
Steuererklärung ohne Quittungen?
Steuererklärung ohne Quittungen?
Quittungen sind eine praktische Sache, da sie ohne großen Aufwand eine Geldausgabe dokumentieren. Wer Geld für eine Ware oder Dienstleistung erhält, muss nicht erst eine Rechnung schreiben. Unter welchen Voraussetzungen geht es auch ganz ohne Beleg?

Eine Quittung bestätigt den Empfang einer Ware oder Dienstleistung und das Erlöschen der entsprechenden Forderung, während eine Rechnung eine Forderung begründet.

Ohne Quittung geht es in diesen Fällen

  • Arbeitnehmer können Werbungskosten bis zu 1.000 Euro pro Jahr ohne Quittung/Beleg steuerlich geltend machen (Stand: November 2011). Dieser Pauschbetrag wird automatisch vom Finanzamt berücksichtigt.
  • Bei Spenden an gemeinnützige Organisationen, politische Parteien sowie unabhängige Wählervereinigungen bis zu 100 Euro pro Jahr genügt in der Regel die Buchungsbestätigung der Bank oder eine Barquittung. Bei höheren Beträgen benötigen Sie eine Spendenquittung, die die amtlichen Voraussetzungen erfüllen muss.
  • Haben Sie vergessen, sich beim Einkaufen einen Kaufbeleg geben zu lassen, oder haben Sie ihn verlegt, schreiben Sie sich einen Eigenbeleg. Die Angaben sind dieselben wie bei der Quittung. Damit können Sie die Ausgabe (allerdings nur netto) auch ohne Quittung steuerlich geltend machen. Der Eigenbeleg ersetzt den ursprünglichen Beleg, sollte aber die absolute Ausnahme bilden, denn in der Buchhaltung gilt der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg".

Das sollte auf jeder Quittung stehen

  1. Zunächst sollten Sie die Namen der Beteiligten, also des Empfängers des Geldes (Gläubiger) und des Empfängers der Ware oder Dienstleistung (Schuldner) mit Anschrift angeben. Weiter ist die Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung unerlässlich.
  2. Es folgt die Höhe des Bruttogesamtbetrags. Bei Nettobeträgen bis zu 150 Euro kann die Mehrwertsteuer als Prozentsatz angegeben werden, bei höheren Beträgen muss die Mehrwertsteuer betragsmäßig ausgewiesen sein.
  3. Ist der Empfänger des Geldes umsatzsteuerpflichtig, muss er seine Umsatzsteuer-ID-Nummer sowie eine fortlaufende Quittungsnummer angeben.
  4. Unten sind der Ausstellungsort und das Ausstellungsdatum vermerkt. Es folgt die Unterschrift des Geldempfängers (Gläubiger).
  5. Unter oder über der Unterschrift sollte sich der Vermerk "Betrag (dankend) erhalten" befinden.

Quittungen werden zweifach (bei den im Handel erhältlichen Vordrucken mit Durchschlag oder selbstdurchschreibend) ausgestellt. Der Zahlende erhält das Original, der Geldempfänger behält die Kopie bzw. den Durchschlag. Beachten Sie jedoch, dass Sie ohne Quittung oder Rechnung keine Garantieansprüche geltend machen können, da Sie den Kauf bzw. das Kaufdatum nicht nachweisen können. Ein Eigenbeleg kann für diesen Zweck nicht die Rechnung oder Quittung ersetzen.

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