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Nachtschichtzulage in Excel berechnen - so geht's

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel ist durch seine vielseitigen Funktionen gut geeignet, um eine Lohnabrechnung komplett zu erstellen. Auch die Berechnung der Nachtschichtzulage ist kein Problem, sofern der Anwender mit den gesetzlichen Regelungen zur Steuerfreiheit von Entgelten bei Nachtarbeit vertraut ist.

Mit Excel ginge es leichter.
Mit Excel ginge es leichter.

Was Sie benötigen:

  • Excel
  • Stundenzettel der Mitarbeiter
  • aktuelles Einkommensteuergesetz

Grundlagen für die Berechnung der Nachtschichtzulage

  • Die Möglichkeiten der Nachtschichtzulage sind gesetzlich im Einkommensteuergesetz, § 3b Steuerfreiheit von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit, geregelt. Dort heißt es sinngemäß, dass Nachtarbeit die Arbeit in der Zeit zwischen 20 und 6 Uhr ist und dass Zuschläge für diese Arbeitszeiten in Höhe von bis zu 25 Prozent des Grundlohns als steuerfrei gelten. Für die Arbeitszeit von 0 bis 4 Uhr erhöht sich die Steuerfreiheit auf einen Betrag von bis zu 40 Prozent des Grundlohnes, wenn vor 0 Uhr mit der Arbeit begonnen wurde.
  • Wichtig ist zu wissen, dass die Zulage nicht gesetzlich bindend ist. Ob und in welcher Höhe sie ausgezahlt wird, entscheiden die Arbeitgeber selbst, sofern dies nicht in Tarifverträgen geregelt ist. Es gibt jedoch keine gesetzliche Zahlungsverpflichtung.
  • Liegt der Grundlohn nicht als Stundenlohn vor, so muss er fiktiv errechnet werden, damit die Berechnung des gesetzlich steuerfreien Betrages erfolgen kann.

Zulage in die Lohnabrechnung mit Excel aufnehmen

  • Betrachten Sie den Arbeitnehmer Jörg Mustermann als einfaches Beispiel. Er bezieht einen Grundlohn in Höhe von 12 Euro pro Stunde (Zelle A2). Am Monatsende liefert er seinen Stundenzettel ab. Dieser enthält 15 Arbeitsstunden (Zelle A3) in der Zeit zwischen 20 und 6 Uhr. Das Unternehmen gewährt für alle Stunden pauschal 25 % Nachtschichtzulage. Die Höhe des Nachtzuschlags soll in der Zelle A3 erscheinen.
  • In diesem einfachen Beispiel lautet die Formel, die wir in Zelle A3 eintragen: "=A2*25%*15"
  • Wichtig als Folgeschritt ist nun, dass Sie in der weiteren Berechnung Steuerbrutto und Sozialversicherungsbrutto trennen, indem Sie sie in zwei verschiedenen Zellen ausrechnen. Der Wert aus Zelle A3 darf nur in die Berechnung des Sozialversicherungsbruttos einfließen. Er wird hier ganz einfach zu den weiteren Werten, also dem Monatslohn (berechnet aus der Stundenzahl, multipliziert mit dem Grundlohn pro Stunde) und eventuellen weiteren Zuschlägen, hinzuaddiert.
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