Mitarbeiterbefragung durchführen - diese rechtlichen Grundlagen sollten Sie beachten

Die Erhebung personenbezogener Daten ist durch das Bundesdatenschutzgesetz reglementiert und nicht jeder darf alles über jeden wissen.

Mitarbeiterbefragung und personenbezogene Daten

• Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung in der Weise durchführen, dass die erhobenen Daten keine Rückschlüsse auf bestimmte Personen oder Personengruppen möglich machen, dann handelt es sich nicht um die Erhebung personenbezogener Daten.
• Eine anonymisierte Befragung ist also leichter zulässig als eine Befragung, bei der sich zum Beispiel konkret ermitteln ließe, dass sich der Mitarbeiter XY in einer bestimmten Weise verhält oder welche Vorlieben oder Abneigungen er hat.
• Wenn Sie allerdings personenbezogene Daten erheben wollen, dann sollten Sie unbedingt § 4 Abs. 1 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) beachten. Denn eine Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten ist gem. § 4 Abs. 1 BDSG nur zulässig, wenn der Betroffene entweder einwilligt oder das Bundesdatenschutzgesetz oder "eine andere Rechtsvorschrift" es erlauben.
• Da Sie je nach Art und Weise der Befragung möglicherweise nicht sicher sein können, ob nicht vielleicht Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind, sollten Sie bei einer Mitarbeiterbefragung - wenn es um personenbezogene Daten geht - immer eine Einwilligung aller Mitarbeiter vorliegen haben.
• Gem. § 4a Abs. 1 S. 2 BDSG muss die Einwilligung in der Regel schriftlich erfolgen.
• Sie ist darüber hinaus nur wirksam, "wenn sie auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht", s. § 4a Abs. 1 S. 1 BDSG. Problematisch ist dies allerdings im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses, denn aufgrund der Abhängigkeit des Arbeitnehmers kann letztendlich nicht sichergestellt werden, ob er seine Entscheidung wirklich aus ganz freien Stücken getroffen hat.

Auch § 28 BDSG ist keine Rechtfertigungsnorm 

• Gem. § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG ist u.a. eine Erhebung personenbezogener Daten dann zulässig, wenn dies "für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist."
• Zwar stellt auch der Arbeitsvertrag ein Schuldverhältnis dar, allerdings ist es sehr zweifelhaft, ob zum Beispiel zu dessen Durchführung die Erhebung der Daten erforderlich ist. Hierauf können Sie sich also in der Regel nicht berufen, wenn Sie personenbezogene Daten erheben wollen.

Wenn Sie Kollisionen mit dem Datenschutzrecht vermeiden wollen, dann sollten Sie eine Mitarbeiterbefragung besser in anonymisierte Form durchführen.