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Mahnung schreiben - so machen Sie es richtig

Wer kennt das nicht? Sie warten auf eine Leistung Ihres Vertragspartners, sei es auf Geld oder auf eine Ware (Couch, Fernseher, etc.), aber es rührt sich auf der anderen Seite nichts. Die Frage ist nun, was Sie unternehmen müssen. Zuerst sollten bzw. müssen Sie Ihren Vertragspartner darauf aufmerksam machen zu leisten, also mahnen. Doch wann kann gemahnt werden und muss das überhaupt sein? Wenn ja, wie muss eine solche Mahnung schreiben?

Um eine Mahnung zu schreiben, muss man Fristen einhalten
Um eine Mahnung zu schreiben, muss man Fristen einhalten

Wann dürfen Sie eine Mahnung schreiben?

Sie können nicht jederzeit mahnen, sondern erst nach Fälligkeit der Leistung, die etwa eintritt, wenn Sie Ihrem Vertragspartner nach erledigter Arbeit eine Rechnung übersenden oder wenn Sie für die Leistungserbringung einen Kalendertermin vereinbart hatten.

Ist es überhaupt notwendig eine Mahnung zu schreiben?

Einer Mahnung bedarf es nicht:

  • Falls Sie mit Ihrem Vertragspartner zusammen (nicht einseitig) eine Zeit nach dem Kalender bestimmt haben (z.B. Lieferung bis Anfang/Mitte/Ende Juli, zur 46. Kalenderwoche).
  • Wenn Ihr Vertragspartner ernsthaft und endgültig nicht mehr leisten will. Das muss aber definitiv sein „letztes Wort“ sein, dann müssen Sie keine Mahnung schreiben.
  • Wenn Ihr Vertragspartner selber die Leistung ausdrücklich angekündigt hat, ungeachtet dessen aber nicht leistet. (sog. Selbstmahnung), sollten Sie eine Mahnung schreiben
  • Wenn sich aus Ihrem Vertrag ergibt, dass die Leistung nicht aufgeschoben werden kann (z.B. Reparatur eines Rohrbruchs)

Bei Entgeltforderungen kommt Ihr Vertragspartner spätestens nach 30 Tagen (falls Sie also mahnen, auch früher) in Verzug, wenn Ihm eine Rechnung oder eine gleichwertige Zahlungsaufstellung zugegangen ist und die Leistung fällig ist. Bei Verbrauchern gilt dies nur, wenn Sie ihn in dieser Zahlungsaufstellung darauf hingewiesen haben.

Eine Mahnung schreiben - so geht es richtig

Die Mahnung ist eine bestimmte und eindeutige Aufforderung zur Leistung. Dafür ist nicht mehr, aber auch nicht weniger erforderlich. Folgende Dinge sollten Sie beim Mahnung schreiben beachten:

  • Aus Ihrer nicht formgebundenen (mündlichen, schriftlichen, etc.) Mahnung muss sich lediglich für Ihren Vertragspartner ergeben, dass Sie diese bestimmte Leistung verlangen.
  • Bei mehreren Ansprüchen müssen Sie erkennbar machen, auf welchen Anspruch Sie sich beziehen, das Aufzeigen der Rechtsfolgen oder einer Frist sind genauso wenig erforderlich, wie die Verwendung des Wortes „Mahnung“. Die Fristsetzung wäre nur für den Fall eines Rücktritts notwendig.
  • Keine Mahnung ist das erstmalige Zusenden einer Rechnung, die wiederholte Leistungsaufforderung wohl schon, soweit diese nicht nur einer bloßen Bitte oder Dankbarkeit der Leistung entsprechen.
  • Falls Ihre Mahnung von einer Bedingung abhängt, also z.B. das Begleichen der Schuld, ist sie unwirksam.
  • Beispiel für eine (wirksame) Mahnung: Hiermit fordere ich Sie (Herr/Frau Z) auf, mir die Leistung XY sofort zu erbringen.

Welche Folgen hat die Mahnung?

  • Eine Mahnung, soweit die Leistung infolge eines Umstands nicht erfolgt, die Ihr Vertragspartner aufgrund von Fahrlässigkeit oder Vorsatz zu vertreten hat, hat den Verzug und somit Schadensersatzansprüche zur Folge.
  • Falls mit der „Mahnung“ eine angemessene Frist zur Leistungserbringung bestimmt wird, so können Sie beim Verstreichen dieser (auch) vom Vertrag zurücktreten.
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