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Mahnung: Auf die Formulierung kommt's an - so geht's freundlich

Es gibt immer wieder Kunden, die keine besonders gute Zahlungsmoral haben. In dem Fall sollten Sie eine Mahnung schicken. Dabei sollten Sie aber auf eine freundliche und dennoch nachdrückliche Formulierung achten.

Die Formulierung der Mahnung ist entscheidend
Die Formulierung der Mahnung ist entscheidend © Gerd Altmann / Pixelio

Was Sie benötigen:

  • Erfahrung

Viele Unternehmer betreiben kein effizientes Forderungsmanagement und geraten dadurch in eine finanzielle Notlage. Damit Ihnen so etwas nicht passiert, sollten Sie säumigen Zahlern auch eine Mahnung schicken. Dabei sollten Sie aber unbedingt auf eine ansprechende Formulierung achten. 

Die Formulierung in der Mahnung ist entscheidend

  • Rein rechtlich gesehen muss in einer Mahnung nicht unbedingt das Wort „Mahnung“ vorhanden sein. Sie können auch eine andere Formulierung, wie beispielsweise Zahlungserinnerung, verwenden.
  • Insbesondere bei Rechnungen, in denen ein Zahlungsziel von 2 Wochen oder noch länger aufgeführt ist, kann es passieren, dass der Kunde den Termin schlichtweg vergessen hat. Hinter einem Zahlungsverzug steckt nicht immer eine böse Absicht.
  • Aus diesem Grund sollten Sie in der Mahnung zunächst eine freundliche Formulierung wählen.
  • Eine freundlich formulierte Mahnung könnte beispielsweise so aussehen: Sehr geehrter Herr Meier, leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang bezüglich Ihrer Rechnung vom 01.10.2011 mit der Rechnungsnummer 12345 verbuchen.
  • In einem weiteren Absatz könnten Sie den Kunden dann nochmals nach seiner Zufriedenheit mit der erbrachten Leistung fragen. Sie könnten ihn auch darauf hinweisen, dass er sich bei Unzufriedenheit mit Ihnen in Verbindung setzen kann, um das Problem zu beheben.
  • Durch eine derartige Formulierung erinnern Sie den Kunden an seine Rechnung und weisen gleichzeitig auf Ihren guten Kundenservice hin.

Die Formulierung in den folgenden Mahnungen

  • Hat der Kunde die Frist in der ersten Zahlungserinnerung verstreichen lassen, sollten Sie unverzüglich eine weitere Mahnung schicken. In dem Fall können Sie ein Versehen des Kunden ausschließen.
  • Deshalb sollten Sie die Formulierung in der zweiten Mahnung etwas nachdrücklicher aber dennoch freundlich gestalten.
  • Die zweite Mahnung könnte in etwa so aussehen: Sehr geehrter Herr Meier, trotz der Zahlungserinnerung konnte ich immer noch keinen Zahlungseingang verbuchen. Ich fordere Sie hiermit nachdrücklich auf, die ausstehende Rechnung zu begleichen.
  • In der Mahnung muss natürlich genau stehen, um welche Rechnung es sich handelt und wann Sie die erste Zahlungserinnerung verschickt haben. Außerdem sollten Sie wieder ein Zahlungsziel von etwa 5 Tagen setzen.
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