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KPI - so definieren Sie eigene Key Perfomance Indikatoren

Key Performance Indikatoren, kurz KPI, sind Kennzahlen, an denen sich der Grad der Zielerreichung messen und vergleichen lässt. Lesen Sie hier, wie Sie eigene Indikatoren definieren und mit Ihnen arbeiten können.

Mit KPI werden Prozesse gesteuert und überwacht.
Mit KPI werden Prozesse gesteuert und überwacht. © Thorben_Wengert / Pixelio

Kennzahlen oder KPI sind wichtige Werkzeuge bei der Steuerung von Unternehmen und Organisationen. Durch die Berechnung von Kennzahlen lassen sich Zusammenhänge verdeutlichen und ihre Ergebnisse lassen sich sinnvoll miteinander vergleichen.

Beispiele für häufig eingesetzte KPI

  • Ein Vergleich der Gesamtkosten eines Unternehmens gibt keine Auskunft darüber, ob die Leistungserbringung wirtschaftlich war. Mit der Berechnung von "Kosten pro Stück" (Kosten im Zeitraum / produzierte Menge im Zeitraum) lässt sich genau ermitteln, ob sich die Kosten für eine Leistungseinheit verändert haben.
  • Um Engpässe oder unproduktive Standzeiten zu ermittelt, wird die "Auslastung pro Maschine" (produktive Zeit je Maschine / maximal mögliche Betriebsstunden je Maschine) berechnet. Sie sollte möglichst hoch sein, um wirtschaftlich zu arbeiten, also um alle Maschinen möglichst maximal auszulasten.
  • Die "Durchschnittliche Bearbeitungsdauer" (Gesamtdauer aller Vorgänge / Anzahl Vorgänge) ist eine wichtige Kennzahl, um die Effizenz und Effektivität von Prozessen zu beurteilen und zu vergleichen.

So finden Sie die richtigen Indikatoren

  • Legen Sie fest, welche Ziele Sie erreichen wollen. Sollen die Kosten minimiert oder der Umsatz gesteigert werden? Wollen Sie mehr Kunden gewinnen oder pro Kunde den Gewinn steigern? Diese Festlegungen sind wichtig, um die richtigen KPI für die Steuerung zu identifizieren.
  • Für jedes Ziel, das Sie definieren, müssen Sie die relevanten Einflussgrößen ermitteln und regelmäßig auswerten.
  • Bedenken Sie, dass Ziele sich auch gegenseitig beeinflussen können. Wenn Sie mehr Kunden gewinnen und gleichzeitig mit neuen und bestehenden Kunden mehr Gewinn erwirtschaften wollen, kann das einen Zielkonflikt bedeuten.
  • Definieren Sie nicht zu viele Ziele und stellen Sie sicher, dass Sie die Zielerreichung objektiv, also an eindeutig bewertbaren Ergebnissen messen können.

So arbeiten Sie mit KPI

  • Legen Sie Zielwerte für jeden einzelnen KPI fest. So machen Sie den Erfolg oder Misserfolg quantifizierbar und können entsprechend reagieren.
  • KPI müssen regelmäßig ausgewertet und analysiert werden. Mindestens einmal im Monat sollten Sie sich mit Ihren Kennzahlen beschäftigen.
  • Doch auch eine tägliche Auswertung und Analyse kann sinnvoll sein, damit können Sie zeitnaher reagieren.
  • Machen Sie die Entscheidung über Frequenz auch davon abhängig, welchen Arbeitsaufwand die Ermittlung und Aufbereitung verursacht.
  • Ein Bild sagt mehr als Worte oder Zahlen. Visualisieren Sie Ihre KPI in Form von Diagrammen oder Grafiken. Mit einem Programm wie Excel ist die Datenauswertung und Aufbereitung leicht zu realisieren.
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