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Kaufmännische Organisation - Bestellwesen mit Excel kontrollieren

Es ist oftmals schwer, das Bestellwesen in einer Firma zu kontrollieren. Gerade wenn aus vielen Abteilungen von unterschiedlichen Mitarbeitern Bestellungen aufgegeben werden, ist es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten, was Lieferfristen, Preise, eventuelle Rabatte und andere Dinge angeht. Abhilfe schafft hierbei eine Liste in Microsoft Excel, mit deren Hilfe Sie den Überblick behalten. Wie Sie mithilfe dieser Liste Ihre kaufmännische Organisation perfektionieren, lesen Sie im folgenden Artikel.

Kaufmännische Organisation mit der EDV verbessern
Kaufmännische Organisation mit der EDV verbessern

Was Sie benötigen:

  • MS Excel
  • Zeit
  • Geduld

Perfektion der kaufmännischen Organisation - die Vorbereitung

Wenn Sie es satt haben, dass Ihnen im Einkaufswesen der Überblick verloren geht, Ihr Chef aber die Anschaffung eines Warenwirtschaftssystems aus den unterschiedlichsten Gründen scheut, so schafft hier eine selbst erstellte Tabelle in Microsoft Excel Abhilfe. Mithilfe dieser Tabelle schaffen Sie es, alle notwendigen Daten zu erfassen und auch Vorbereitungen für die Buchführung zu treffen.

  1. Starten Sie Ihren PC und anschließend Microsoft Excel mit einem neuen leeren Dokument.
  2. Erstellen Sie nun zunächst eine Übersicht, in welcher Sie den einzelnen Kostenstellen in Ihrem Unternehmen Ziffern zuordnen (Beispiel: Ersatzteile = 01; Bestand = 02; Verbrauchsmittel = 03 usw.). Die Übersicht ist oberhalb der eigentlichen Tabelle angeordnet.
  3. Nun beginnen Sie zwei Zeilen unterhalb dieser Aufstellung mit dem Kopf der eigentlichen Liste. In die erste Spalte (A) tragen Sie den Begriff "Datum" ein, hier wird später das Datum, wann die Bestellung aufgegeben wurde, eingetragen.
  4. Die nächste Spalte (B) wird mit dem Begriff "Besteller" versehen, hier tragen Sie zukünftig das Kürzel der Person ein, welche die Bestellung bei Ihnen getätigt hat.
  5. Die nächsten beiden Spalten (C+D) beschriften Sie mit den Begriffen "Abteilung" und "Kostenstelle".
  6. Nun haben Sie alle innerbetrieblichen Fakten behandelt, in die nächsten Spalten kommen die Begriffe "Bestellnummer", "Artikel" und "Anzahl" (E-G).
  7. Die nächsten Spalten beschäftigen sich mit der Kostenseite, die Spalten H-K tragen somit die Bezeichnungen "Einzelpreis", "Rabatt", Rabatt in Euro" und "Gesamtbetrag".
  8. Nun kommen die Spalten für die Daten, die wie folgt beschriftet werden sollten: L="Lieferavi", M="Lieferdatum"
  9. Die letzte Spalte der Tabelle (N) beschriften Sie mit dem Begriff "Bemerkungen", hier tragen Sie z. B. Falschlieferungen, Lieferverzögerungen oder andere Besonderheiten ein.
  10. Wenn Sie möchten, können Sie nun noch zur Verbesserung der Übersicht die einzelnen Spalten und Reihen durch Linien trennen.
  11. Speichern Sie die Datei nun ab und versehen Sie sie dabei mit einem einprägsamen und logischen Namen, z. B. "Bestellungen 2011".

Sie haben nun die Basis für die Neuordnung Ihrer kaufmännischen Organisation geschaffen. Bedenken Sie jedoch dabei immer - diese Datei ist nur so gut wie derjenige, der sie auch pflegt, Aktualität und Genauigkeit sind hierbei unerlässlich.

So verbessern Sie Ihre kaufmännische Organisation im Bestellwesen

Sie haben nun die Tabelle soweit angelegt, wichtig sind jetzt jedoch noch einige Formeln, die dafür sorgen, dass Automatismen geschaffen werden und Sie somit weniger Arbeit haben. Diese Formeln betreffen den kaufmännischen Teil der Tabelle mit den Beträgen.

  1. Öffnen Sie nun die Datei mit der vorbereiteten Tabelle und gehen Sie mit der Maus in das erste Kästchen der Spalte H unter dem Tabellenkopf.
  2. Formatieren Sie diese Spalte sowie die Spalten J und K so, dass immer bei Eingabe einer Zahl automatisch der Euro-Betrag angezeigt wird.
  3. Formatieren Sie die Spalte "J" so, dass die eingegebene Zahl automatisch als Prozentzahl formatiert wird.
  4. Geben Sie nun in das erste Kästchen der Spalte "J" die Formel "=H*I" ein. So wird automatisch der Rabattbetrag errechnet.
  5. In das Kästchen der Spalte "K" geben Sie nun die Formel "=(H-J)*G" ein. Sie erhalten nun den Gesamtbetrag für die vollständige Anzahl der bestellten Artikel abzüglich eventueller Rabatte.
  6. Nun können Sie Ihre erste Bestellung eingeben. Füllen Sie die Kästchen entsprechend der Spaltenbenennung aus und geben Sie auch die Beträge und Rabatte, falls Sie welche erhalten sollten, in die Tabelle ein.
  7. Speichern Sie nach jeder eingegebenen Bestellung, damit die Daten nicht verloren gehen.
  8. Sie können diese Tabelle jeweils in ein neues Blatt des Excelformulars kopieren und diese dann nach dem Alphabet benennen, so wird die Liste noch übersichtlicher.
  9. Sobald Sie eine Bestätigung Ihres Lieferanten mit einer Lieferavi erhalten, tragen Sie auch diese in diese Tabelle ein.
  10. Sobald die Ware geliefert wurde und Ihnen der Lieferschein vorliegt, können Sie den Liefertermin in die Tabelle eintragen.
  11. Bei Besonderheiten für die Lieferung nutzen Sie die Spalte "Bemerkungen".

Sie sehen, es ist gar nicht so schwer, die kaufmännische Organisation im Bestellwesen zu optimieren, hierfür ist nicht zwingend ein teures Programm nötig. Wenn Sie die Daten richtig eingeben und die Tabelle gut pflegen, so ist sie Ihnen bei der Auswertung der einzelnen Kostenstellen genauso eine gute Hilfe wie als Nachschlagewerk für Preise und Artikel im Allgemeinen.

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