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Inventur, Inventar und Bilanz einfach erklärt

Menschen, die bisher noch nicht mit kaufmännischen Themen in Kontakt kamen, haben sicherlich eine geringe Vorstellung, was ein betriebliches Rechnungswesen aus steuerlicher Sicht auch durch die geltende Gesetzgebung dem Unternehmen und seinen Angestellten hinsichtlich der Buchhaltungsaufgaben auferlegt ist. Zum besseren Verständnis über die Vermögenszusammenhänge sollen dieser Personengruppe die Fachbegriffe von Bilanz, Inventur, Inventar mit ihren Wesensmerkmalen einfach erklärt und mit Beispielen verständlich gemacht werden.

Grundlagen betrieblicher Übersichten lernen.
Grundlagen betrieblicher Übersichten lernen.

Was Sie benötigen:

  • Zahlenverständnis
  • Buchhaltungskenntnisse
  • Vermögenslisten
  • Aufstellung über Forderung
  • Aufstellung über Verbindlichkeiten
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Betriebsergebnis

Inventurermittlung durch Erfassung und Zahlenaufbereitung vorhandener Daten

  • Zu einem bestimmten Zeitpunkt - und zwar meist zum Jahresende - wird mit Hilfe von Zählen und Messen der vorhandenen Lagervorräte (Waren, Roh- und Hilfsstoffe, Produkte, Gegenstände etc.), der aktuellen Kassen- und Bankbestände sowie der Enddaten der Anlagenkarteien mengen- und wertmäßig eine Bestandsaufnahme des jeweiligen Betriebes vorgenommen. Diese Arbeit wird auch als körperliche Bestandsaufnahme bezeichnet und dient zur Inventurermittlung. Man spricht hier von Anlage- und Umlaufvermögen, das dem Unternehmen zu Verkaufs- oder Herstellungszwecken dient.
  • Das kann bei großen Unternehmen zu Schwierigkeiten führen, wenn die Lagerbuchhaltung bzw. Warenein- und Warenausgänge nicht ordnungsgemäß notiert bzw. verbucht werden.
  • Doch durch den Vergleich der ermittelten manuellen Werterfassung mit dem vorhandenen Bestandsverzeichnis (Anlagenkartei) können fehlende Angaben im Hinblick auf die genaue Bezeichnung und Zugang bzw. Abgang des Anlagegutes ergänzt werden.
  • Grundsätzlich ist eine Inventurermittlung nicht direkt vorgeschrieben. Sie wird aber indirekt durch § 240 und § 241 HGB (Handelsgesetzbuch) dem Unternehmen zur Pflicht.

Begriffsverwendung von Inventar als Bestandteil des Jahresabschlusses       

  • Ein Kaufmann hat laut Gesetz für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres, das meist zum 31.12. endet, seine Forderungen gegenüber Kunden, seine Grundstücke, sein Bargeld sowie seine Schulden genau aufzuschreiben. Er muss hier den genauen Wert angeben.
  • Diese Inventur ist eine Voraussetzung, damit die genauen Buchwerte ermittelt werden können und dann in einem geregelten Verzeichnis überprüfbar werden. Diese Aufstellung als Verzeichnis nennt man in der Fachsprache Inventar. Einer Inventaraufstellung muss also eine exakte Inventurermittlung vorausgegangen sein. Demnach sind Inventur und Inventar notwendige Bestandteile eines Jahresabschlusses. Diese Notizen bzw. Aufzeichnungen sind laut gesetzlicher Bestimmungen 10 Jahre lang vom Unternehmen aufzubewahren.

Bilanz als Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital

  • Im betriebswirtschaftlichen Sinne zeigt eine Bilanz auf zwei Seiten zu einem bestimmten Zeitpunkt Vermögen und Kapital auf, sodass man hieraus weitere Schlüsse über den Zustand eines Unternehmens schließen kann. Auf der linken Seite einer Bilanz, die einer Waage gleicht und auf beiden Seiten mit denselben Summen endet, spricht man von der Aktivseite. Dort sind das Anlage- und das Umlaufvermögen aufgelistet. Die rechte Seite – also die Passiva – zeigt das vorhandene Eigen- und Fremdkapital auf.
  • In § 266 HGB ist der formale Aufbau der Bilanzerstellung geregelt, woran sich alle Unternehmen zu halten haben. So sind unter der Rubrik „Anlagevermögen“  alle Sach- und Finanzanlagen aufgelistet und das Umlaufvermögen bildet sich aus den Unterpunkten Vorräte, Forderungen, Wertpapiere, Kassenbestände, Bankguthaben sowie einem Rechnungsabgrenzungsposten. Als Gegenpool wird auf der rechten Passivseite genau das Eigenkapital, die Rückstellungen, die Verbindlichkeiten sowie ein notwendiger Rechnungsabgrenzungsposten ermittelt.            
  • Grundsätzlich ist eine Bilanzerstellung Aufgabe und Dokumentation zur Informationsbereitstellung über die Entwicklung und Lage eines Unternehmens. Ein großes Interesse für diese Informationen werden auch neben dem Finanzamt zur Steuerermittlung die Geldgeber, d. h. die Banken haben. Die Bilanz kann darüber entscheiden, ob künftige Kredite dem Unternehmen gewährt werden oder nicht.
  • Ab einer bestimmten Umsatzgröße wird von den Unternehmen eine Bilanz verlangt. Kleine Unternehmen können beim Finanzamt zum Jahresschluss nur eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung mit dem ermittelten Gewinn bzw. Schulden und einem EÜR-Formular nachweisen. So sparen Kleinbetriebe eine enorme Menge an Zeit und Datenmaterial, das sich ohne Nutzung einer ausgereiften Buchhaltungssoftware mit erfahrenen Fachleuten heute gar nicht mehr realisieren lässt.
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