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In Excel Kategorien bilden - Anleitung

Excel bietet die Möglichkeit, Daten durch Gruppierungen zusammenzufassen bzw. Kategorien zu bilden und so Teilergebnisse zu erzeugen. Ihre Daten-Listen werden damit übersichtlicher und Sie gewinnen genauere Informationen, die Sie sich je nach Bedarf anzeigen lassen können.

Die Bildung von Kategorien erlaubt Ihnen mehr Durchblick bei Ihren Daten.
Die Bildung von Kategorien erlaubt Ihnen mehr Durchblick bei Ihren Daten.

Durch eine Gruppierung bestimmter Daten werden in Excel Kategorien gebildet. Eine Gruppierung ist bis zu acht Ebenen möglich, für jede Gruppe eine Ebene. Mit einer Gruppierung können Sie sich Hauptzeilen und -spalten schnell anzeigen, sowie die Detaildaten für jede Gruppe bereitstellen lassen. Sie entscheiden so, wie detailliert Ihre Tabelle erscheinen soll.

Eine Gruppierung bezieht sich immer auf Spalten oder Zeilen.

Zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Für die Erstellung von Teilergebnissen von Gruppen in einer Tabelle gibt es zwei Voraussetzungen:

  • Mehrere Datensätze sind wenigstens in einem Aspekt gleich.

  • Die Daten in der Tabelle werden vorher nach der Spalte sortiert, die über die Gruppenbildung entscheidet. Falls die Daten von vornherein in einer entsprechenden Reihenfolge eingegeben wurden, entfällt der Sortierschritt.

So bilden Sie Kategorien in Excel

Die folgende Anleitung bezieht sich auf Excel-Version 2007 und erklärt den Vorgang exemplarisch anhand einer Kaffeeliste. Eine Fragestellung könnte lauten: Wie viele Kaffeesorten aus einem Anbaugebiet liegen auf einem Lager und wie hoch ist der Gesamtwert dieser Kaffeemenge? Die erste Voraussetzung ist erfüllt - mehrere Kaffees kommen aus demselben Anbaugebiet.

  1. Sortieren Sie die Datensätze in der Spalte, nach der Sie gruppieren möchten. In unserem Beispiel sortieren wir nach dem Anbaugebiet des Kaffees. Dazu markieren Sie eine Zelle in der Spalte 'Anbaugebiet' und klicken in der Standardsymbolleiste unter „Sortieren und Filtern“ auf „Von A bis Z sortieren“

  2. Setzen Sie den Zellzeiger an eine beliebige Stelle der Liste und wählen Sie im Menü unter "Daten" im Bereich "Gliederung" den Befehl "Teilergebnis" aus. Excel markiert automatisch den gesamten Zellbereich und wertet die oberste Zeile als Überschriftenzeile.

  3. Im erscheinenden Dialogfeld entscheiden Sie, nach welcher Spalte die Gruppenbildung erfolgt, z.B. unter "Gruppieren nach" das Kriterium 'Anbaugebiet' wählen.

  4. Dann entscheiden Sie, welche Berechnung Sie benötigen. Bei "Unter Verwendung von" sind zahlreiche statistische Auswertungsmethoden aufgeführt. In diesem Beispiel bilden wir die Summe der Werte.

  5. Im nächsten Schritt wählen Sie die Spalte aus, für welche Sie eine Gruppenauswertung benötigen. Unter "Teilergebnis addieren zu" sind noch einmal alle Spaltenbeschriftungen aufgeführt. Wählen Sie mehrere der Kästchen gleichzeitig aus, wenn Sie jeweils dieselbe Art von Auswertung benötigen, z.B. den Bestand und Wert summieren.

  6. Klicken Sie auf OK.

Excel bildet jetzt die Kategorien und fügt automatisch die Zwischenergebnisse mit den passenden Zwischenüberschriften in die Liste ein. Ganz unten erscheint das Gesamtergebnis. Dieses Gesamtergebnis wird übrigens nicht von den Zwischenergebnissen berechnet, sondern immer aus den einzelnen Datensätzen.

Ein- und Ausblenden der Teilergebnisse

Um mehrere Zwischenergebnisse für eine Spalte anzuzeigen, etwa die Summe und die Anzahl, wenden Sie wiederholt den Befehl "Daten" > "Teilergebnisse" an.

In allen Fällen gliedert Excel die Tabelle automatisch so, dass Sie die Einzelpositionen jeder Gruppe ausblenden können. Auch die Teilergebnisse lassen sich ausblenden, so dass nur noch das Gesamtergebnis sichtbar ist.

Teilergebnisse wieder löschen

Um die von der Funktion berechneten Zwischenergebnisse samt der Gruppierung wieder aus dem Tabellenblatt zu entfernen, wählen Sie erneut den Dialog Teilergebnisse und klicken die Schaltfläche "Alle entfernen" an.

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