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Gesprächsprotokoll erstellen - so gehen Sie vor

Stellen Sie sich vor, dass ein wichtiges Gespräch zwischen Ihnen und Ihren Arbeitskollegen stattfindet und eine Arbeitskollegin nicht dabei ist. Zu dumm, dass es sich in der Besprechung gerade um das weitere Vorgehen bei einem neuen Projekt handelt. Die Lösung liegt auf der Hand: Mit einem Gesprächsprotokoll würden Sie Ihre Arbeitskollegin auf den neusten Stand bringen und ihr eine wirkliche Freude bereiten. Hier geht's zur Anleitung.

Sie sollten einiges beim Protokollieren beachten.
Sie sollten einiges beim Protokollieren beachten.

Was Sie benötigen:

  • Zettel mit Rand
  • Stifte
  • Gliederung der Tagesordnungspunkte
  • kurze Stichworte

Bevor Sie mit einem Gesprächsprotokoll beginnen, sollten Sie auf jeden Fall mehrere Zettel, sowie einige Stifte bereithalten. Es ist ratsam, die Zettel beim Schreiben durchzunummerieren, denn dadurch finden Sie sich später besser zurecht. 

Zur Struktur eines Gesprächsprotokolls

  • Am Protokollkopf steht zuerst die Überschrift, z. B. "Protokoll zum Gespräch mit Herrn Müller, am (das aktuelle Datum, die Uhrzeit + das Thema)"
  • Im nächsten Schritt werden alle Anwesenden schriftlich festgehalten, denn daraus geht hervor, wer an dem Projekt konkret arbeitet.
  • Gliedern Sie das Gesprächsprotokoll auf jeden Fall mithilfe der Tagesordnungspunkte, der TOP 1, TOP 2 etc. Der erste Punkt könnte die Begrüßung betreffen, der zweite die Vorstellung der zu besprechenden Tagesordnungspunkte und der dritte die Infos über den derzeitigen Projektstand.

Hinweise zur Protokollierung und zum Inhalt

  • Da Sie gleichzeitig mit dem Redefluss der anderen mitschreiben müssen, ist es ratsam, auf Stichworte und Abkürzungen zurückzugreifen. Aber bitte nur insoweit, dass Sie das Geschriebene später selbst entziffern können.
  • Es ist besonders darauf zu achten, alle Beschlüsse, sowie alle vereinbarten Aufgaben im Hinblick auf das Projekt schriftlich festzuhalten.
  • Bei möglichen Fragen, die in den Raum gestellt werden, bitte auf die Person hinweisen, die hier Rede und Antwort stehen kann.
  • Sollten bei der Besprechung mögliche Lösungsvorschläge zu problematischen Aspekten des Projekts angesprochen werden, so bringen Sie diese am besten in einem separaten TOP unter, z. B. am Ende.
  • Bringen Sie Diskussionen nicht wortgenau zu Papier. Es reicht, die Quintessenz oder das Ergebnis der Diskussion zu notieren.

Formale Anmerkungen

  • Lassen Sie zwischen den Zeilen ausreichend Platz für Ergänzungen. Auch ein Rand wäre für weitere Anmerkungen oder Korrekturen vorteilhaft.
  • Versuchen Sie beim Schreiben, Ihr eigenes "Ich" aus dem Gesprächsprotokoll weitgehend herauszuhalten. Das Geschriebene muss sachlich und objektiv sein.

Ein Gesprächsprotokoll ist für manch einen ein kostbarer Schatz, denn beim Lesen fühlt man sich fast so, als wäre man selbst dabei gewesen.  

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