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Für Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen - so geht's

Für Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen - so geht's1:51
Video von Benjamin Elting1:51

Outlook gehört zu den beliebtesten Mailprogrammen. Es gibt kaum ein Büro, welches ohne dieses Programm auskommt. Daher kann es nicht schaden, wenn Sie sich bestens damit auskennen. Dazu gehört auch das Erstellen einer Abwesenheitsnotiz. Das ist in wenigen Schritten erledigt.

Was Sie benötigen:

  • Outlook 2010

Eine Abwesenheitsnotiz ist nützlich, wenn Sie beruflich mit Outlook zu tun haben und sich auf Geschäftsreise befinden oder Urlaub machen. Dabei bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie die Nachrichten an Ihre Vertretung weiterleiten, damit diese sie bearbeiten kann, oder ob Sie es bei einer Information belassen. Eine Abwesenheitsnotiz für Outlook 2010 erstellen Sie so:

Outlook-Posteingang für Urlaub oder Dienstreise ändern

  1. Gehen Sie in der linken oberen Ecke auf "Datei" und scrollen Sie hinunter bis zur Option "Informationen".
  2. Von den "Informationen" aus gehen Sie über "automatische Antworten" zum "Abwesenheitsassistenten", um die Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen.
  3. Nun öffnet sich ein Fenster. Markieren Sie den Punkt "Ich bin zurzeit nicht im Hause".
  4. Das darunter befindliche Schriftfeld steht für die Abwesenheitsnotiz zu Ihrer freien Verfügung. Schreiben Sie in das Feld, von wann bis wann Sie im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind. Das könnte in etwa so lauten: Ich bin vom 20.1.2011 bis zum 25.1.2011 im Urlaub. In dringenden Fällen wenden Sie sich an Frau Müller; Tel: 111111.

Neben Abwesenheitsnotiz die Nachrichten an Vertretung weiterleiten

Einen Schritt weiter müssen Sie gehen, wenn Frau Müller in der Zeit Ihrer Abwesenheit die Mails erhalten soll.

  1. Klicken Sie auf die Option "Regel hinzufügen".
  2. Nun markieren Sie den Punkt "Weiterleiten".
  3. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche "An", damit sich das Adressbuch öffnet.
  4. Aus dem Adressbuch wählen Sie die Mailadresse der Frau Müller.
  5. Zum Schluss klicken Sie auf "Ok".

Nun haben Sie ihre Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellt und alle Leute, die mit Ihnen in Verbindung treten wollen, werden über Ihre Abwesenheit informiert. Alle Nachrichten werden automatisch zu Ihrer Vertretung Frau Müller weitergeleitet, bleiben aber gleichzeitig in Ihrem Posteingang.  Wenn Sie wieder da sind, werden Sie beim Aktivieren von Outlook sofort gefragt, ob die Abwesenheitsnotiz noch aktuell ist. Sie können jene dann mit einem Klick aus Outlook herausnehmen.

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