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Excel - Wenn-dann-Verknüpfungen einrichten

Excel - Wenn-dann-Verknüpfungen einrichten5:12
Video von Michael Hirtz 5:12

Die Wenn-Funktion verwenden Sie in Excel, wenn Sie überprüfen möchten, ob eine bestimmte Bedingung erfüllt ist oder nicht. Danach richtet sich dann die Ausgabe im Tabellenfeld oder der folgende Vorgang. Sie können die Wenn-Funktion auch mit anderen Rechenoperationen kombinieren oder mehrere Funktionen verschachteln.

Die einfache Wenn-Funktion

Angenommen, die Teilnehmer eines Wettbewerbs können sich mit einer Mindestpunktzahl von 20 für einen Folgewettbewerb qualifizieren. Sie haben eine Excel-Tabelle mit den Ergebnissen aller Teilnehmer und möchten sich anzeigen lassen, wer sich qualifizieren konnte und wer nicht.

  1. Wenn Sie sich erstmalig mit der Wenn-Funktion beschäftigen, nutzen Sie am besten den Formelassistenten. Klicken Sie in ein freies Feld in der Zeile des ersten Teilnehmers.
  2. Wählen Sie die Registerkarte „Formeln“ und dort die Schaltfläche „Funktion einfügen“. Markieren Sie unter „Funktion auswählen“ die Funktion „Wenn“ und bestätigen Sie mit „OK“.
  3. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in das Sie die einzelnen Funktionsargumente eingeben. Im ersten Feld geht es um die Prüfung der Bedingung. Hier müssen Sie einen der Operatoren <, >, =, <=, >= oder <> (ungleich) verwenden. Angenommen, die Punktzahl des ersten Teilnehmers steht im Feld B3. Dann geben Sie in das erste Feld ein: B3>=20. Dadurch wird geprüft, ob die Punktzahl größer oder gleich 20 ist.
  4. Im zweiten Feld geben Sie ein, was im Tabellenfeld ausgegeben werden soll, wenn die Bedingung aus dem ersten Feld erfüllt ist. Im vorliegenden Fall soll dort der Text „qualifiziert“ stehen, deshalb geben Sie das Wort in Anführungszeichen in dieses Feld ein. Text müssen Sie immer in Anführungszeichen setzen, bei Zahlen ist das nicht notwendig.
  5. Im dritten Feld tragen Sie ein, was ausgegeben werden soll, wenn die Bedingung aus dem ersten Feld nicht erfüllt wurde. Schreiben Sie hier, wieder in Anführungszeichen, „nicht qualifiziert“. Bestätigen Sie mit „OK“ und in der Tabelle erscheint für den ersten Teilnehmer der entsprechende Eintrag.
  6. Wenn Sie die Formel für die anderen Teilnehmer in die darunter liegenden Zeilen übernehmen möchten, klicken Sie in das Tabellenfeld mit der Formel für den ersten Teilnehmer. Gehen Sie dann mit dem Cursor auf die rechte untere Ecke des Feldes, bis sich der Cursor in ein Kreuz wandelt und klicken Sie doppelt.

Wenn Sie etwas mehr Erfahrung mit der Wenn-Funktion haben, können Sie die Formel auch manuell eingeben. Die Funktion beginnt mit einem Gleichheitszeichen, es folgt Wenn und die drei Argumente stehen danach in runden Klammern, jeweils durch ein Semikolon getrennt. Text muss immer in Anführungszeichen stehen.

In Excel logische Funktionen mit Rechenoperationen kombinieren

Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit den Gesamtwerten mehrerer Bestellungen und müssen den Rechnungsbetrag ermitteln, der sich aus dem Bestellwert zuzüglich der Versandkosten ergibt. Dabei gilt, dass ab einem Bestellwert von 50 Euro 3 Euro Versandkosten anfallen, darunter 5 Euro. Der erste Bestellwert steht im Feld B3.

  1. Klicken Sie in ein freies Feld hinter dem ersten Eintrag. Geben Sie ein: =B3+.
  2. Klicken Sie wieder auf „Funktion einfügen“ und wählen Sie die Wenn-Funktion.
  3. Tragen Sie im ersten Feld ein: B3>=50. In das zweite Feld schreiben Sie die Zahl 3 und in das dritte die Zahl 5.

Wenn Sie bestätigen, erscheint im Tabellenfeld der Gesamtrechnungsbetrag. Sie übertragen ihn auf die darunterliegenden Zeilen, wie im ersten Abschnitt beschrieben.

Die verschachtelte Wenn-Funktion in Excel

Angenommen, im Beispiel des ersten Abschnitts können sich Wettbewerbsteilnehmer mit einer Punktzahl über 20 für den Folgewettbewerb qualifizieren und Teilnehmer mit genau 20 Punkten stehen auf der Reserveliste. Es gibt also drei mögliche Ergebnisse.

  1. In diesem Fall nutzen Sie nicht den Formelassistenten von Excel, sondern geben die Formel manuell ein. Die Punktzahl des ersten Teilnehmers steht wieder im Feld B3. Klicken Sie in ein freies Feld in der Zeile 3.
  2. Geben Sie folgende Formel ein: =WENN(B3<20;"nicht qualifiziert";WENN(B3=20;"Reserve";"qualifiziert")). Zuerst wird geprüft, ob der Wert kleiner als 20 ist und in diesem Fall „nicht qualifiziert“ ausgegeben. Danach folgt eine weitere Wenn-Funktion, die überprüft, ob 20 Punkte genau erreicht oder überschritten wurden. Vergessen Sie nicht die schließende Klammer für die äußere Funktion. Deshalb stehen am Schluss der Formel zwei Klammern.

Hinweis: Wenn Sie verschiedene Ergebnisse farblich unterscheiden möchten, verwenden Sie in Excel die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ in der Gruppe „Formatvorlagen“.

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