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Excel: Wenn-Dann-Sonst-Formel - Anwendung in der Betriebskostenabrechnung

Die jährliche Betriebskostenabrechnung lässt sich sehr gut mit Excel erstellen. Mit der Wenn-Dann-Sonst-Formel können Sie leicht darstellen, ob sich aus der Abrechnung ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergibt.

Mit dem PC die Betriebskosten unter die Lupe nehmen
Mit dem PC die Betriebskosten unter die Lupe nehmen

Excel - Hintergrundwissen zur Wenn-Dann-Sonst-Formel

Die Wenn-Dann-Sonst-Formel ist eine in Excelkalkulationen relativ häufig verwendete Formel. Über die detaillierte Festlegung verschiedener Parameter können Sie festlegen, in welcher Situation Ihr Ergebnis wie ausfallen soll. Sie können sowohl Zahlen als auch reinen Text angeben lassen. Beachten Sie bitte, dass die Wenn-Dann-Sonst-Formel immer mit einem "=" beginnt und mit der letzten schließenden Klammer endet. Wenn Sie Text als Ausgabewert festlegen, muss dieser in der Wenn-Dann-Sonst-Formel in Anführungszeichen gesetzt werden. Die Wenn-Dann-Sonst-Formel setzt sich aus drei Komponenten zusammen.

  • Der erste Formelbestandteil ist die Überprüfung eines von Ihnen festzulegenden Sachverhalts. Ein Beispiel wäre "=WENN(A1>B1)".  Obwohl die Wenn-Dann-Sonst-Formel noch unvollständig ist, gibt Excel gibt Ihnen schon in diesem Arbeitsschritt einen sogenannten Wahrheitswert aus - "Wahr" oder "Falsch".
  • Als zweiten Formelbestandteil legen Sie den sogenannten "Dann_Wert" fest. Hier legen Sie fest, was Ihnen von Excel angezeigt werden soll, wenn der Inhalt der Zelle A1 tatsächlich größer als der Zellinhalt von B1 ist. In diesem Beispiel wird angenommen, Excel soll die Angabe "Guthaben" ausgeben, wenn A1 > B1 ist. Die Wenn-Dann-Sonst-Formel sieht in diesem Schritt wie folgt aus: "=WENN(A1>B1;"Guthaben")". Ihre Wenn-Dann-Sonst-Formel ist aber immer noch nicht vollständig.
  • Als letzter Formelbestandteil fehlt noch der "Sonst_Wert". Auch hier geben Sie an, wie das von Excel gezeigte Ergebnis ausfallen soll. Ihre Beispielformel könnte nun lauten "=WENN(A1>25;"Guthaben";"Nachzahlung")".
  • Bereits nach der Eingabe des "Dann_Wertes" zeigt Ihnen Excel das vorläufige Formelergebnis an.

Die Wenn-Dann-Sonst-Formel können Sie sehr gut in Ihrer Betriebskostenabrechnung verwenden.

Die Formel in der Betriebskostenabrechnung

Angenommen Sie erstellen Ihre Betriebskostenabrechnung mit Excel. Sie möchten dass Excel in Zelle A27 automatisch angibt, ob Ihr Mieter ein Guthaben erhält oder eine Nachzahlung leisten muss. Stellen Sie sich dazu folgendes Szenario vor.

  • In Zelle D25 steht die Gesamtsumme der vom betreffenden Mieter verursachten Betriebskosten.
  • Die vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen stehen in Zelle D26. 
  • Wenn die Betriebskostenvorauszahlungen niedriger sind als die verursachten Betriebskosten, dann hat Ihr Mieter eine Nachzahlung zu leisten. In diesem Fall soll Excel in Zelle A27 "Nachzahlung" anzeigen.
  • Sind die Vorauszahlungen dagegen höher als die verursachten Betriebskosten, dann soll Excel in Zelle A27 "Guthaben" als Ergebnis ausgeben.
  • Ihre Wenn-Dann-Sonst-Formel in Zelle A27 muss also wie folgt aussehen: "=WENN(D26>D25;"Guthaben";"Nachzahlung")".
  • Nun kann es ja vorkommen, dass die Betriebskosten und die Vorauszahlungen gleich hoch sind. In diesem Fall würde Ihre Formel ebenfalls "Nachzahlung" anzeigen. Da Sie aber in Zelle D27 in diesem Fall das Ergebnis "0,00 Euro" stehen haben, spielt das keine wesentliche Rolle.
  • Natürlich können Sie Ihre Wenn-Dann-Sonst-Formel verschachteln und festlegen dass Excel in diesem  Fall in Zelle A27 "Ausgeglichen" anzeigen soll. Sie müssten Ihre Formel dann wie folgt anpassen: "=WENN(D26>D25;"Guthaben";WENN(D26=D25;"Ausgeglichen";"Nachzahlung"))"

Wie Sie sehen, ist die Wenn-Dann-Sonst-Formel eine sehr nützliche Excelfunktion.

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