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Excel als PDF speichern - Anleitung

Excel als PDF speichern - Anleitung2:13
Video von Bruno Franke2:13

Gerade Exceltabellen sind oft besonders kompliziert im Aufbau und in der Struktur. Der Autor verbringt viel Zeit davor, um meist sensible Daten logisch aufzubereiten. Wenn die Exceldatei veröffentlicht werden muss, dann empfiehlt es sich diese in ein Format zu packen, das vor schnellen Änderungen sicher ist. Besonders effizient ist es die Exceldatei als PDF zu speichern.

Was Sie benötigen:

  • Excel
  • Eventuell ein PDF Add-On

Was ist eine pdf-Datei?

  • PDF steht für „portable document file“. Der Entwickler Adobe (auch bekannt für Photoshop, Dreamweaver und Flash) hatte es sich 1993 zum Ziel gesetzt ein Format zu etablieren, das unabhängig vom Betriebssystem immer gleich aussieht und nicht so leicht verändert werden kann.
  • Um PDF-Dateien anschauen zu können, benötigen Sie den Adobe Acrobat Reader. Dieser ist kostenlos und kann auf der offiziellen Webseite der Hersteller heruntergeladen werden.
  • Die Dateien lassen sich vom Leser nicht vom Inhalt oder Layout verändern, es sei denn er benutzt eine spezielle Software dafür. Dies würde allerdings beim erneuten Lesen der Datei auffallen durch starke Layout Veränderungen.

Exceldatei in neueren Versionen (2007/2010) als PDF speichern

  1. Glücklicherweise bieten die Excel Versionen ab 2007 die Funktion ein Excel Dokument mit nur ein paar Mausklicks als PDF-Datei zu speichern.
  2. Sie benötigen, wenn Sie im Besitz einer 2007 / 2010 Version sind, deshalb keine zusätzliche Software.
  3. Klicken Sie dazu einfach auf: „Datei“ à „Speichern unter“ und wählen Sie in der Formatauswahl (direkt und der Titelbezeichnung) die Auswahl „als pdf speichern“ aus.
  4. Sie können alternativ auch auf „Datei“ à „Exportieren“ gehen und dann auswählen „Als pdf exportieren“. Dort können Sie auch einstellen, wie viele Seiten des Dokuments als PDF-Datei exportiert werden sollen. So können Sie zum Beispiel nur die erste, zweite und fünfte Seite des Dokuments als PDF speichern, die restlichen Seiten aber auslassen.

Excel Datei in älteren Excel Versionen (älter als 2007) als PDF speichern

  1. Ältere Excel Versionen vor der 2007er Version haben noch kein eingebautes PDF Add-On. Microsoft hatte sich erst vor drei Jahren dazu entschieden, obwohl die Konkurrenz Produkte wie z.B. Open Office dieses bereits seit Jahren in ihre Produktlinie integriert hatte.
  2. Für ältere Office Versionen gibt es deshalb eigentlich nur zwei Varianten die im Folgenden aufgelistet werden.

Adobe Acrobat Reader Pro, um PDF zu speichern

  • Adobe bieten in ihrer Produktlinie eine Professionelle Version ihres Acrobats Reader an.
  • Diesen können Sie auf der Webseite des Herstellers kaufen und anschließend herunterladen und installieren.
  • Zum Acrobat Reader Pro gehört auch ein Office Plug-In das sich automatisch mitinstalliert, falls Sie bereits Excel auf Ihrem Rechner installiert haben.
  • Sie sehen das Adobe Logo dann bei einem erneuten Start von Excel oben rechts in der Navigationsleiste.

Freeware Versionen um Excel Dateien als pdf zu speichern

  • Mittlerweile bieten auch diverse Freeware Hersteller Programme an, mit denen Sie nahezu jedes Dateiformat in eine PDF-Datei umwandeln können. Wie zum Beispiel dieses hier.
  • Dazu täuscht das Programm Ihrem Rechner vor, dass Sie einen sogenannten PDF-Drucker installiert haben. Allerdings druckt dieser nur PDF-Dateien in rein digitaler Form.
  • Sie können die Umwandlung z.B. mit diesem Programm durchführen. Dazu gibt es auch wieder ein Office Plug-In für Excel, das genauso funktioniert wie das kostenpflichtige von Adobe.

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