Alle Kategorien
Suche

Erstellung einer Rechnung - so geht's als Freiberufler

Freiberufler sollten sich möglichst frühzeitig mit den Grundlagen der Buchführung beschäftigen. Besonders bei der Erstellung einer Rechnung kommt es auf Details an. Machen Sie hier Fehler, kann sich dies später unangenehm bemerkbar machen. So kann das Finanzamt Ihre Rechnungen nicht anerkennen, im schlechtesten Fall müssten Sie die Vorsteuer selbst bezahlen.

Richtig gestellte Rechnungen sind wichtig.
Richtig gestellte Rechnungen sind wichtig. © Michael_Staudinger / Pixelio

Dies sollten Sie bei der Erstellung beachten

Rechnungen sind wichtig, damit Sie Ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt belegen können.

  • Die Erstellung Ihre Rechnungen sollte immer zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen, etwa immer am Ende eines Monats, so kommen Sie nicht in Verzug. Sie müssen die Rechnung spätestens sechs Monate nach der Erbringung Ihrer Leistung ausstellen.
  • Nutzen Sie individuelle Formulierungen, um sich für den Auftrag zu bedanken. Ein Logo oder ein selbst gestalteter Briefkopf machen Ihre Rechnung noch persönlicher.
  • Legen Sie ein Zahlungsziel fest: "Der Betrag ist ohne Abzug sofort/innerhalb von 14 Tagen/am ... fällig." Vergessen Sie nicht, Ihre Bankdaten anzugeben. 
  • Sehen Sie nach, welcher Umsatzsteuersatz für Sie gilt (7 oder 19%). Führen Sie den Rechnungsbetrag (netto), die Mehrwertsteuer sowie den endgültigen Betrag inklusive Steuer (brutto) separat auf. 
  • Seit 2011 können Sie elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur verschicken. Jedoch sollten Sie sich auch bei dieser Methode alle Rechnungen ausdrucken und abheften. Sie sind verpflichtet, die Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Im Falle einer Steuerprüfung müssen Sie diese dann vorlegen.
  • Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht nötig.

Wichtige Angaben auf der Rechnung

  • Fehlt eine oder mehrere Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung, ist sie unter Umständen nicht mehr rechtsgültig.
  • Schreiben Sie Ihren vollständigen Namen, Adresse sowie Kontaktdaten in die rechte obere Ecke. Ergänzen Sie weitere Kontaktangaben wie Homepage oder E-Mail-Adresse sowie Ihre Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer.
  • Links darunter schreiben Sie den vollständigen Namen des Auftraggebers, ergänzen Sie die Adresse sowie den Namen des Betriebs mitsamt der Rechtsform (z. B. GmbH).
  • Achten Sie auf ein Ausstellungsdatum, dieses ist gleichbedeutend mit dem Rechnungsdatum. 
  • Vergeben Sie eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer. So könnten Sie für jeden Kunden eine Nummer vergeben, dazu kombinieren Sie Monat und Jahr: 1/2012-6.
  • Beschreiben Sie die Art der Dienstleistung möglichst genau (Menge und Art). 
  • Geben Sie den Zeitpunkt der Lieferung an, bei länger laufenden Projekten können Sie einen von-bis-Zeitraum angeben.
  • Sind Sie Kleinunternehmer und damit nicht umsatzsteuerpflichtig, müssen Sie dieses auf Ihrer Rechnung vermerken. Nutzen Sie eine der beiden Formulierungen: "Kleinunternehmer/in im Sinne von §19 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz" oder "umsatzsteuerbefreit im Sinne von § 19 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz". Machen Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus.

Haben Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung, können Sie eine kostenlose Software nutzen. Auch ein einfaches Buchhaltungsprogramm ist für Anfänger zu empfehlen.

Teilen: