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Eine Arbeitsanweisung schreiben - das sollten Sie dabei beachten

Kennen Sie auch die Situation, dass die zu leistende Arbeit immer mehr wird? Sie können nicht alles selber erledigen und möchten deshalb gerne Arbeit abgeben. Um sicherzustellen, dass diese Arbeit auch wirklich Ihren Wünschen entsprechend korrekt erledigt wird, müssen Sie für andere eine Arbeitsanweisung schreiben. Doch wie können Sie eine solche schreiben, damit Ihre Wünsche richtig verstanden und umgesetzt werden? Hier erfahren Sie, worauf Sie beim Schreiben einer Arbeitsanweisung achten sollten.

Verständliche Formulierungen führen zum Erfolg
Verständliche Formulierungen führen zum Erfolg © birgitH / Pixelio

Vorbereiten der schriftlichen Arbeitsanweisung

Sie müssen eine Arbeitsanweisung klar und deutlich verständlich schreiben, um Missverständnissen vorzubeugen und den gewünschten Erfolg zu erzielen. Daher sollten Sie sich vorab, bevor Sie eine Arbeitsanweisung zu schreiben beginnen, ein paar Gedanken über die gewünschte Arbeit machen.

  • Überlegen Sie zunächst, welche Arbeit Sie abgeben können oder möchten. Je einfacher die Arbeit, desto kürzer können Sie entsprechend die Arbeitsanweisung schreiben.
  • Handelt es sich bei der auszuführenden Arbeit um eine leichte Aufgabe? Wenn nicht, dann müssen Sie eine Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisung schreiben. Je genauer Sie im Vorfeld die zu erledigende Arbeit erklären, desto weniger haben Sie hinterher mit der Korrektur zu tun.
  • Machen Sie sich vor dem Schreiben der Arbeitsanweisung zunächst ein paar Stichpunkte zu allen zu bedenkenden Arbeitsschritten, damit Sie anschließend beim eigentlichen Verfassen der Arbeitsanweisung nichts vergessen.

Verfassen einer Arbeitsanweisung

  • Geben Sie in Ihrer Arbeitsanweisung klare Vorgaben, schreiben Sie in einfachen, kurzen Sätzen. Diese werden leichter verstanden.
  • Verwenden Sie in Ihrer Arbeitsanweisung Höflichkeitsformen. Derjenige, der Ihre Arbeitsanweisung liest, wird sich so besser angesprochen fühlen und mit einer besseren Arbeitseinstellung an die Arbeit heran gehen.
  • Schreiben Sie kurz den Sachverhalt in Ihrer Arbeitsanweisung nieder, das führt zum besseren Verständnis beim Empfänger Ihrer Arbeitsanweisung.
  • Schreiben Sie, wenn nötig, eine Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisung. So umgehen Sie mögliche aufkommende Fragen zur Abfolge der zu erledigenden Arbeit.
  • Vermeiden Sie komplizierte Schachtelsätze. Kurze und klare Sätze in Ihrer Arbeitsanweisung sind eindeutiger zu verstehen.
  • Schreiben Sie exakt nieder, was Sie wie erledigt haben möchten. Sind Ihre Arbeitsanweisungen zu ungenau, geben Sie demjenigen, der Ihre Arbeitsanweisung bearbeitet, zu viel Spielraum und können nicht erwarten, dass die Arbeit wirklich so erledigt wird, wie Sie es eigentlich möchten.
  • Wenn Sie die Arbeitsanweisung von Hand schreiben, dann bemühen Sie sich, sauber und gut leserlich zu schreiben. Es wirkt ansonsten auf den Empfänger Ihrer Arbeitsanweisung sehr demotivierend, wenn er sich erst daran begeben muss, Ihre Arbeitsanweisung zu "entschlüsseln".
  • Vergessen Sie nicht, sich am Ende Ihrer Arbeitsanweisung für die Übernahme der Arbeit zu bedanken. Damit geben Sie der Person, die sich mit Ihrer Arbeitsanweisung befasst, den nötigen Respekt.

Wenn Sie diese Punkte beachten, sollten Sie ohne Probleme in der Lage sein, eine Arbeitsanweisung zu schreiben.

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