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Dienstreise steuerlich absetzen - so geht's

Dienstreise steuerlich absetzen - so geht's1:52
Video von Laura Klemke1:52

Wenn Sie aus beruflichen Gründen eine Dienstreise unternehmen, können Sie diese steuerlich geltend machen. Allerdings müssen Sie dabei einige Punkte beachten. Je nach Art der Kosten sind pauschale Beträge oder die tatsächlich entstandenen Ausgaben absetzbar.

Fahrtkosten bei einer Dienstreise richtig ansetzen

  • Falls Sie mit dem privaten Fahrzeug fahren, schreiben Sie die Fahrtstrecke und die Entfernung mit. Sie können die Kilometer auch im Internet berechnen lassen. Pro gefahrenem Kilometer können Sie 0,30 € abrechnen. Falls Sie nicht alleine reisen, sondern noch Kollegen mitnehmen, können Sie für jede mitfahrende Person zusätzlich 0,02 € pro Kilometer abrechnen.

  • Abweichend vom pauschalen Betrag können Sie auch individuelle Fahrzeugkosten ansetzen. Dazu müssen Sie allerdings erst einen Kilometersatz berechnen. Hierfür nehmen Sie alle Kosten, wie Abschreibung (sechs Jahre nach Abschreibungstabelle), Zinsen, Steuer, Versicherung, Reparaturen, Wartung und Treibstoff pro Jahr, und teilen diese durch die gefahrenen Kilometer im gleichen Zeitraum. Falls Sie ein relativ teures Auto fahren, kann sich der Aufwand durchaus lohnen. Die Berechnung müssen Sie Ihrer Abrechnung unbedingt beilegen.

  • Führen Sie die Fahrt mit dem Firmenfahrzeug durch, können Sie als Privatperson keine Ausgaben geltend machen, da das Unternehmen die Kosten trägt.

Die Verpflegungsaufwendungen und Übernachtungskosten steuerlich absetzen

  • Für die zusätzlichen Verpflegungskosten, die Ihnen aufgrund Ihrer Dienstreise entstehen, können Sie Pauschalbeträge geltend machen. Diese sind gestaffelt nach der Dauer Ihre Reise. Falls Sie mindestens 8h am Tag unterwegs waren, können Sie 6 Euro pro Tag ansetzen. Sind Sie mindestens 14 Stunden am Tag unterwegs, so können Sie 12 Euro, und bei mindestens 24 Stunden 24 Euro absetzen. Diese Sätze gelten allerdings nur im Inland.

  • Falls Sie Ihre Dienstreise ins Ausland führt, gelten für jedes Land eigene Pauschalsätze. Diese Pauschalen werden jährlich neu überprüft und gegebenenfalls neu festgelegt. Die aktuellen Beträge kann man sich direkt beim Bundesministerium für Finanzen, unter Publikationen - BMF-Schreiben herunterladen, oder die entsprechenden Veröffentlichungen im Internet verfolgen.

  • Die Übernachtungskosten können anhand der tatsächlich entstandenen Ausgaben abgesetzt werden. Natürlich müssen Sie dazu die entsprechenden Belege aufbewahren.

  • Sollten bei Ihren Übernachtungskosten auch Frühstück mit enthalten sein, können Sie jedoch nicht die kompletten Ausgaben geltend machen. Frühstück ist ein Teil der Verpflegung und wird bereits durch die Verpflegungspauschale abgedeckt. Deshalb müssen Sie den Betrag dafür aus der Übernachtungsrechnung herausrechnen. Falls das Frühstück nicht separat ausgewiesen ist, können Sie in Deutschland 4,50 €, und im Ausland 20% aus der gesamten Übernachtungsrechnung abziehen.

Außerdem wichtig um Ihre Dienstreise steuerlich absetzen zu können

  • Reisenebenkosten, wie Gepäckkosten, Parkgebühren etc. können Sie in vollem Umfang steuerlich geltend machen.

  • Nur die Kosten, die Sie noch nicht von Ihrem Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen haben, können Sie steuerlich abziehen.

  • Notieren Sie alle Fakten hinsichtlich Ihrer Dienstreise, zum Beispiel, wen Sie besucht haben und warum, wann Sie gefahren sind und wie lange, die Fahrtstrecke, die Mitfahrer, mit welchem Fahrzeug Sie gefahren sind usw. Alles was Sie in der Steuererklärung angeben, müssen Sie durch Quittungen belegen können. Am Besten erstellen Sie eine Abrechnung Ihrer Dienstreise und lassen sich diese von Ihrem Arbeitgeber bestätigen.

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