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Dienstplan erstellen mit Excel - so geht's

Dienstplan erstellen mit Excel - so geht's2:40
Video von Bruno Franke2:40

Die moderne Betriebsorganisation wird heute über den Computer gesteuert. Es gibt viele Programme auf dem Markt, die eine solche Aufgabe übernehmen können. Meist sind diese sehr teuer, sie sollen ja möglichst alle Möglichkeiten einer Dienstplanerstellung haben. Doch in vielen Kleinbetrieben kann das auch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm, wie zum Beispiel Excel, erstellt werden. Doch wie geht das im Detail?

Was Sie benötigen:

  • Computer
  • MS Windows
  • MS Office

Einen Dienstplan anfertigen - so geht’s

Sie brauchen einen Dienstplan, der für verschiedene Teams im Dreischichtbetrieb gelten soll? Kein großes Problem für das Programm MS Excel.

  1. In die Zellen A4 bis A6 schreiben Sie, um mit Excel einen Dienstplan zu erstellen, einfach die Begriffe Früh-, Mittag- und Spätschicht.
  2. Jetzt kommt in die Zelle B3 der Wochentag Montag, der dann bis Freitag in der Zeile 3 kopiert wird. Das geht, da Excel die genaue Reihenfolge der Wochentage kennt.
  3. Nun suchen Sie sich einen Bereich der Liste, den Sie nicht benötigen, wie zum Beispiel Spalte K. Hier tragen Sie in eine Spalte untereinander die Namen der Teams ein. In diesem Fall nennen sich die Teams 1 bis 3.
  4. Der Cursor wird auf die Zelle A4 gesetzt. In der Menüleiste den Befehl Daten wählen. Im oberen Teil des neuen Teilfensters finden Sie den Punkt " Gültigkeit", den Sie aktivieren sollten. Auf der Registerkarte Einstellungen kann aus einer Reihe von Kommandos der Befehl "Liste" ausgewählt werden. Es ändert sich die Anzeige.
  5. Ganz unten erscheint der Begriff "Quelle" und darunter eine Eingabezeile. Am Zeilenende können Sie ein Symbol erkennen. Bitte aktivieren Sie dies. Es springt ein schmaler Streifen mit der Überschrift "Gültigkeitsprüfung" auf. Bitte markieren Sie den Bereich in dem die Teamnamen, die Sie unter Punkt 3 erstellt haben, aufgelistet sind und eine leere Zelle. Die Eingabezeile füllt sich mit den Namen der markierten Zellen.
  6. Wieder das Symbol am Ende der Zeile drücken und es erscheint das vorhergehende Fenster. Jetzt den OK-Button drücken. In der Anzeige der Zelle A4 hat sich aber nichts getan? Doch Sie werden das erkennen, wenn Sie mit der Maus darauf gehen. Seitlich an der Zelle erscheint ein Quadrat mit Pfeil. Draufgehen und die Liste der Teams öffnet sich. Durch Selektieren wird die Teamnummer in die Zelle übernommen.
  7. Nun muss die Zelle A3 über den kompletten Eingabebereich, also B3 bis H6 kopiert werden.

Einige Ratschläge für das Erstellen

  • Sollten Sie die Namen der Mitarbeiter in die Schichten eintragen wollen, so müssen Sie mehrere Zellen pro Schicht vorsehen. Es ändert sich nur die  Größe des Listenbereichs unter Punkt 4.
  • Sollte statt der Wochentage das Datum verwendet werden und das über mehrere Wochen, so ist auch das kein Problem. Die Tabelle wird größer, aber Sie brauchen einfach nur das Startdatum eintragen und den Rest kopieren, Excel macht das schon.
  • Der Listenbereich der Teams oder der Name kann ausgeblendet werden, darf aber auf keinen Fall vom Dienstplan überschrieben werden. Wenn Sie nicht genau wissen, wie groß der Plan wird, dann sollten Sie lieber die Teamliste in die Spalte A setzen und mit dem Plan in Spalte C beginnen.

So einfach ist das Erstellen eines Dienstplans in Excel. Viel Spaß beim Ausprobieren!

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