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Dienstplan automatisch erstellen - so geht es mit dem PC

Wenn Sie mit Kollegen in Schichten arbeiten, dann müssen Sie regelmäßig einen aktuellen Dienstplan erstellen. Leichte geht es, wenn Sie diesen mit einer Software automatisch schreiben lassen. Wie sollten Sie dabei vorgehen?

Den Dienstplan nun am PC schreiben.
Den Dienstplan nun am PC schreiben. © Dieter_Schütz / Pixelio

Dienstpläne in Form von Wandkalendern oder langen Listen sind sehr unpraktisch, da immer wieder alles neu eingetragen werden muss und Sie Änderungen umständlich von Hand korrigieren müssen. Hier hilft eine Software, die Ihnen diesen Aufwand abnimmt.

Eine Excel-Tabelle für den Dienstplan benutzen

  • Mit "Excel-Dienstplan-V3" können Sie einen Dienstplan in Excel erstellen. Hier können Sie die Namen der Mitarbeiter eintragen und die einzelnen Schichten den jeweiligen Arbeitszeiten zuweisen. Zudem werden automatisch die geleisteten Stunden zusammengezählt.
  • Der automatische Dienstplan bietet darüberhinaus auch Platz für zusätzliche Veranstaltungen und Termine. Dabei müssen die jeweiligen Angaben nur in die beschrifteten Felder des Excel-Dienstplans eingetragen werden.
  • Die notwendigen Berechnungen und Routinen sind bereits hinterlegt, sodass Sie diese nicht mehr erstellen müssen und alles automatisch kombiniert wird.

Schichten automatisch mit einer Software erstellen

  • Ebenso können Sie das Programm „Kalenderchen“ verwenden. Dies ist eigentlich eine Software, mit der Sie Termine administrieren. Sie haben aber auch die Möglichkeit, hier regelmäßige Termine einzutragen und somit den Dienstplan für das ganze Jahr automatisch zu erstellen.
  • Wenn Sie auf einen Termin klicken, dann können Sie rechts den jeweiligen Mitarbeiter und die Arbeitszeiten eintragen. Auch mehrtägige Termine - also z.B. mehrere Tage mit Frühschichten - können übernommen werden.
  • Dazu müssen Sie nur die einzelnen Tage markieren (Strg-Taste gedrückt halten) und bei „mehrtägige Termine“ die Schichten Ihres Dienstplans erstellen.
  • Die Option "Serientermine" können Sie verwenden, wenn etwa bestimmte Schichten im wöchentlichen Wechsel automatisch eingetragen werden sollen. Vergessen Sie aber nicht, die Änderungen jeweils zu speichern.
  • Auch bei „Kalenderchen“ ist es möglich, weitere Termine und auch To-Do-Listen oder Erinnerungen anzulegen. Das Programm ist eine Freeware.
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