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Die optimale Bestellmenge finden - Entscheidungshilfe

Da es häufig Mengenrabatte, kostenfreie Lieferungen und andere Vorteile gibt, wenn Sie größere Mengen bestellen, ist es manchmal nicht ganz einfach, die optimale Bestellmenge zu finden. Dies zeigt Loriot im Film Pappa ante Portas nur zu deutlich.

Große Mengen sind nicht immer optimale Bestellmengen.
Große Mengen sind nicht immer optimale Bestellmengen.

Optimale Mengen ermitteln

Wer den Film kennt, wird sich sicher nur wundern, wieso jemand Mengen an Schreibmaschinenpapier ordert, die für 40 Jahre reichen, um den größten Rabatt zu bekommen. Aber wieso ist diese Entscheidung falsch gewesen? Welche Kriterien sind wichtig, um die optimale Bestellmenge zu finden?

  • Als erstes Maß müssen Sie nehmen, ob Sie das Produkt überhaupt brauchen, denn auch eine kleine Menge von etwas zu bestellen, das nicht gebraucht wird, ist ein Fehler. Oft werden bestimmte Dinge mitbestellt, weil man sie immer gebrauchen kann, und nach und nach häufen Sie Servietten, Kaffeefilter und Bleistifte an, weil diese Sachen vielleicht kaum gebraucht werden. In diesem Punkt hat Loriot übrigens keinen Fehler gemacht, denn das Papier wird gebraucht.
  • Das nächste Kriterium ist der tatsächliche Verbrauch im Verhältnis zu einer Zeiteinheit, zum Beispiel pro Woche, und die Haltbarkeit des Produktes. Wenn Sie zum Beispiel pro Woche 100 Einheiten eines Produktes verbrauchen, das eine Haltbarkeit von 4 Wochen hat, dürfen Sie nicht mehr als 400 Einheiten davon kaufen. Auch in dieser Hinsicht hat Loriot keinen Fehler gemacht, das Papier ist vermutlich auch in 40 Jahren noch zu gebrauchen.
  • Das nächste Kriterium hat er aber übersehen, die Lagerhaltung. Sie dürfen bei der Ermittlung der optimalen Bestellmenge nicht die Lagerung des Produktes außer Acht lassen. Hier ist es sinnvoll, eine maximale Menge festzulegen, mit der das Lager belegt werden soll. Wenn das Produkt eine spezielle Lagerung benötigt, müssen Sie diese Grenze recht genau taxieren, um zum Beispiel nicht unnötig Raum kühlen zu müssen. Wenn Sie einmal die Menge festgelegt haben, die optimalerweise maximal gelagert werden soll, müssen Sie bei den Bestellungen nur noch von dieser Maximalmenge den vorhandenen Lagerbestand abziehen. Dann wissen Sie, wie viel Sie ordern können.
  • Ein weiteres Entscheidungsmerkmal ist die Kapitalbindung. Um noch mal auf Loriot zurückzukommen: Es ist fraglich, dass der Rabatt so hoch war, dass dieser die Zinsen des durch die Bestellung gebundenen Kapitals übersteigt.

So finden Sie die richtige Bestellmenge

  1. Ermitteln Sie, welche Mengen der verschiedenen Produkte in der nächsten Zeit gebraucht werden. Gehen Sie dabei von einem bei Ihnen üblichen Bestellrhythmus aus. Wenn Sie alle 3 Monate Büromaterial bestellen, planen Sie für 3 Monate.
  2. Prüfen Sie nach, ob von dem Material nicht ohnehin genug am Lager ist. Wenn ja, korrigieren Sie die Mengen entsprechend.
  3. Betrachten Sie nun das Angebot Ihres Lieferanten. Welche Rabattstaffeln räumt er ein? Ab welcher Menge ist die Lieferung kostenlos? Überprüfen Sie, welche Stückzahlen Sie zusätzlich bestellen müssen, um bessere Konditionen zu bekommen.
  4. Rechnen Sie nach, ob Sie durch eine Änderung im Bestellturnus automatisch größere Mengen ordern und so günstigere Konditionen bekommen können. Behalten Sie dabei die Kapitalbindung und die Lagerkapazitäten im Auge. Angenommen, Sie kommen ohne Probleme in eine bessere Rabattierung, wenn Sie die Mengen für 4 statt für 3 Monate ordern, dann macht dies keinen Sinn, wenn Sie die Mengen für 4 Monate nicht lagern können. Ebenso würde es keinen Sinn machen, wenn die Ware nach 3 Monaten verdorben ist.

Wenn Sie so vorgehen, werden Sie die optimale Bestellmenge leicht ermitteln können.

Rechnerische Lösung des Problems

Die optimale Bestellmenge ist die Menge, bei der die Summe aus Lagerkosten und den Kosten je Bestellung (Bezugskosten) am niedrigsten ist, Rabatte sind bei der Rechnung nur bedingt zu berücksichtigen, auch fallen andere Kriterien dabei weg.

  • Die Lagerkosten errechnen Sie aus der Hälfte der Bestellmenge multipliziert mit dem Einstandpreis und dem Lagerzinssatz (Kosten für die Einlagerung einer Mengeneinheit, inklusive Zinsen). Dabei gehen Sie davon aus, dass die Bestellware kontinuierlich verbraucht wird und daher im Schnitt die Hälfte der Bestellmenge eingelagert wird.
  • Die Bezugskosten setzen sich aus Stückpreis je Bestellung multipliziert mit der Bestellmenge und den Fixkosten für die Bestellung zusammen. Für die Rechnung interessieren nur die Fixkosten.
  • Angenommen, Sie brauchen im Jahr 10.000 Einheiten eines Produktes, die Lagerkapazität beträgt 5.000 Einheiten, dann müssen Sie also mindestens 2 Bestellungen im Jahr machen. Sie können aber auch beliebig oft bestellen.
  • Machen Sie eine Tabelle, in die Sie die Bestellmengen je Bestellung eintragen. Beginnen Sie mit 5.000 Einheiten und reduzieren Sie von Zeile zu Zeile sukzessive in 500er-Schritten. Berechnen Sie die Lagerkosten für die entsprechende Stückzahl. Berechnen Sie außerdem die Fixkosten je Bestellung multipliziert mit der Anzahl der nötigen Bestellungen. Addieren Sie die Werte. Die optimale Bestellmenge ist erreicht, wenn die Summe aus Lagerkosten und Bestellkosten am geringsten ist.

Sie können auch nach der Andlerschen Formel rechnen, die optimale Bestellmenge ist die Wurzel aus dem Quotienten von 200*Jahresverbrauch*Fixkosten je Bestellung und dem Einstandpreis*Lagerhaltungszinssatz. Aber auch bei dieser Formel können keine Rabatte berücksichtigt werden.

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