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Die Adressverwaltung in Excel erstellen

Die Adressverwaltung in Excel erstellen1:59
Video von Michael Hirtz 1:59

Sie brauchen eine neue Adressverwaltung? Möchten Sie diese in Excel erstellen? Hier finden Sie Hinweise, wie Sie diese sinnvoll und übersichtlich aufbauen können.

Für Ihre Adressverwaltung in Excel gibt es verschiedene Herangehensweisen. Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich über folgende Strukturen Gedanken machen.

Adressverwaltung sinnvoll strukturieren

  • Kategorisieren Sie Ihr Adressen. Sie können diese beispielsweise in Familie, Beruf, Verein, Kirche und was Sie sonst noch brauchen, einteilen.
  • Überlegen Sie welche Adressangaben Sie alle brauchen. Geht es um die reine Anschrift oder auch um die Bankdaten? Möchten Sie Ihre Adressverwaltung für Serienbriefe in Word nutzen?

Adressen in Excel übersichtlich einfügen

  1. Starten Sie ein neues Excel-Arbeitsblatt.
  2. Beschriften Sie Ihre einzelnen Mappen nach Ihren Kategorien. Hierfür können Sie einen Doppelklick auf den unten angeführten Namen machen und Ihre Kategorie ergänzen. Ist Ihre erste Kategorie die Familie, steht dann statt "Mappe1" "Familie" da.
  3. Gehen Sie nun in Ihre erst Arbeitsmappe hinein. Die erste Zeile können Sie als Kopf benutzen. Schreiben Sie hier Ihre Angaben hinein, die Sie für Ihre Adressverwaltung in Excel brauchen. Es bietet sich an, mit Anrede, Name, Vorname, Straße, Nummer, PLZ, Ort, Email, Telefon, Faxnummer zu beginnen. Brauchen Sie auch die Bankdaten, können Sie dafür entweder separate Mappen anlegen, damit die Übersichtlichkeit erhalten bleibt oder Sie führen die Bankdaten am Schluss mit ein.
  4. Wenn Sie möchten, können Sie hier feste Formatvorlagen vorgeben. So wissen Sie zum Beispiel, dass die Postleitzahl immer aus Zahlen besteht. Das Spaltenformat kann also entsprechend definiert werden. Die Hausnummer sollte nicht auf Zahlen reduziert werden, weil es mancher orts eine Kombination von Zahlen und Buchstaben ist.
  5. Um die erste Zeile als Kopfzeile zu erkennen, können Sie diese fett hervorheben. Lassen Sie eventuell die B-Zeile in Excel frei.
  6. Bevor Sie nun Ihre Adressen munter einfügen, können Sie die erste Arbeitsmappe mit einem Klick auf den Pfeil oben links zwischen dem "A" und der "1" markieren. Kopieren Sie das ganze mit der Tastenkombination "Strg+C". Gehen Sie in alle weiteren Mappen Ihrer Adressverwaltung hinein. Mit den Tasten "Strg+V" können Sie nun Ihre vorgefertigte Tabelle überall einfügen.
  7. Tragen Sie nun Ihre Adressen ein.
  8. Möchten Sie in Word einen Serienbrief an alle Adressen Ihrer Adressverwaltung schreiben, können Sie nun Ihre Excel-Tabellen als Grundlage nehmen.

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