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Beschlussprotokoll schreiben - so geht's

Fast jede Besprechung bringt es mit sich: das Protokoll. Es gibt verschiedene Arten ein Protokoll zu führen, das Beschlussprotokoll ist die wohl kürzeste und prägnanteste Form. Gerade die Kürze erfordert es jedoch, dass die Dinge exakt auf den Punkt gebracht werden.

Ein Beschlussprotokoll sollte kurz und prägnant sein.
Ein Beschlussprotokoll sollte kurz und prägnant sein.

Formalitäten eines Beschlussprotokolls

  1. In die Kopfzeilen eines Beschlussprotokolls gehören das Datum und die Uhrzeit der Besprechung oder Veranstaltung, für die Sie das Protokoll schreiben.
  2. Außerdem sollten Sie den Ort, an dem die Besprechung stattfindet, notieren. Wenn nötig, können Sie auch den Raum angeben.
  3. Zählen Sie alle Teilnehmer und in einer extra Spalte alle entschuldigten Personen auf (dies wird auch oft als "Verteiler" bezeichnet.)
  4. Als Letztes sollte der Moderator oder Leiter der Veranstaltung genannt werden.
  5. Ihr Name als Protokollant findet sich zusammen mit Ort, Datum und Unterschrift am Ende des Beschlussprotokolls.
  6. Wenn Sie Ihr Beschlussprotokoll fertiggestellt haben, verschicken oder verteilen Sie es an den gesamten Verteiler.

Beschlussprotokolle unterscheiden sich von anderen Protokollen

  1. Im Unterschied zu einem Verlaufsprotokoll ist ein Beschlussprotokoll wesentlich kürzer.
  2. Ein Beschlussprotokoll sollte, wie der Name schon sagt, nur die Beschlüsse enthalten, die während der Besprechung oder Veranstaltung getroffen wurden.
  3. Es geht nicht darum den Weg, wie diese Beschlüsse entstanden sind, zu dokumentieren. Hierfür wäre ein Verlaufsprotokoll sinnvoller.
  4. Wenn beispielsweise darüber diskutiert wurde, ob Ihre Firma extra Frauenparkplätze einführen soll oder nicht, dann halten Sie im Protokoll nicht den Verlauf der Diskussion fest. Nicht die einzelnen Standpunkte der beteiligten Personen sind interessant, sondern nur die letztliche Entscheidung.
  5. Stellen Sie sich beim Schreiben eines Beschlussprotokolles die Frage "Was wurde nun beschlossen?". Gab es einen Beschluss, wie z. B. "Ab 1. Januar werden Frauenparkplätze bereitgestellt.", dann sollte dieser in Ihrem Beschlussprotokoll stehen.
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