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Bei Excel eine Dropdown-Auswahlliste erstellen - so gelingt`s

Bei Excel eine Dropdown-Auswahlliste erstellen - so gelingt`s2:22
Video von Bruno Franke2:22

In Microsoft Office Excel eine Dropdown-Auswahlliste zu erstellen, stellt eine interessante Möglichkeit dar, Ihre Arbeit mit zahlreichen Datensätzen übersichtlicher zu gestalten und den Aufwand beim Ausfüllen der Tabellen zu vereinfachen. Eigentlich ist es ganz einfach. Probieren Sie doch an einem überschaubaren Beispiel aus, wie Sie eine solche Tabelle aufbauen können.

Dropdown in Excel 2007 einrichten

Dropdown ist die Bezeichnung für den Zugriff auf eine Liste, aus der man einen bestimmten Begriff einlesen kann. Das Anlegen ist unkompliziert, wenn man weiß, wie es geht.

  1. Wenn Sie Excel geöffnet haben, können Sie die betreffenden Daten für die Liste in einer waagerechten Zeile oder senkrechten Spalte eingeben. Es ist jeweils nur eine Eingabemöglichkeit vorhanden. Spalten bzw. Zeilen können nicht miteinander kombiniert werden. Wenn Sie das wollen, müssen Sie mehrere Dropdown-Auswahllisten bilden.
  2. Das oberste bzw. das erste Datenfeld links lassen Sie frei. So wird nicht ständig der erste Datensatz in der Tabelle eingeblendet.
  3. Sie haben alle Begriffe erfasst, z. B. die Wochentage von Montag bis Sonntag, Städtenamen für Standorte oder Preislisten? Dann speichern Sie diese erst einmal ab.
  4. Jetzt gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Feld, in dem Ihr Dropdown-Menü entstehen soll.
  5. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf "Daten" und dann auf „Datenüberprüfung“.
  6. In dieser Auswahlliste öffnen Sie nun den Punkt „Datenüberprüfung…“. 
  7. Es öffnet sich dann eine Maske. Dort suchen Sie bei „Gültigkeitsbereich/Zulassen“ den Begriff „Liste“ heraus. Das ist wichtig. Erst dann können Sie dort weiterarbeiten.
  8. Jetzt müssen Sie die „Quelle“ definieren. Wenn Sie den kleinen Button rechts aktivieren, minimiert sich diese Maske auf eine Zeile.
  9. Nun markieren Sie in der Tabelle den Listenbereich mit dem freien Feld durch das Ziehen der Maus mit gedrückter linker Taste (Standardbelegung). Ebenso können Sie den Auswahlbereich in das Feld, in dem Ihr Dropdown-Menü entsteht, schreiben.
  10. Dann klicken Sie erneut auf den rechten Button und Sie erhalten wieder die komplette Maske, die Sie mit OK verlassen.
  11. Diese Auswahlliste können Sie nun abwärts und waagerecht kopieren und erhalten so in verschiedenen Zellen und Bereichen Ihrer Tabelle einen Zugriff auf die Daten.
  12. Sie klicken einfach den Pfeil rechts im betreffenden Feld an, wählen den passenden Begriff aus, klicken diesen ebenso an und schon haben Sie die gewünschte Angabe in Ihrer Tabelle.

Das war einfach. Nun müssen Sie nur knobeln, wie Sie Ihre Tabelle optimal aufbauen.

Auswahlliste aus der Exceltabelle verbannen

Sie möchten die Begriffe der Auswahlliste aufgrund Ihres Umfanges oder der Tabellenübersichtlichkeit separat anlegen? Auch das ist in Excel kein Problem.

  • Wenn Sie den betreffenden Bereich markieren, können Sie diesen über das Kontextmenü der Maus bzw. „Ansicht/Ansicht ein- und ausblenden“  unsichtbar gestalten. So konzentrieren Sie sich vor dem Ausdrucken auf das Wesentliche.
  • Eine andere Variante besteht darin, die Daten über die Definition des Druckbereiches vor dem Verteilen der Tabelle an die Mitarbeiter wegzulassen.
  • Ebenso besteht die Möglichkeit, die Daten für die Dropdown-Auswahlliste in einer anderen Tabelle der Arbeitsmappe zu erfassen. Dann müssen Sie für diesen Bereich einen Namen festlegen. Den schreiben Sie in den Bereich links  über der Tabelle, der die Zellenbezeichnung anzeigt. Bei A1, A2, A3 usw. entsteht eine Dropdown-Auswahlliste mit den definierten Bereichsnamen. Wenn Sie jetzt in der Haupttabelle  die Eingabemaske bei „Daten/Datenüberprüfung“ öffnen, schreiben Sie als „Quelle“ diesen Bereichsnamen hinein.

Sie werden schnell bemerken, wie hilfreich eine solche Dropdown-Auswahlliste in Excel sein kann und eigene Ideen dafür entwickeln.

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