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Ausgangsrechnung - so klappt die Buchhaltung

Jede Buchhaltung besitzt sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen. Selbstverständlich muss eine Ausgangsrechnung anders behandelt werden als zum Beispiel eine Quittung oder andere Kosten.

Jeder Rechnung liegt eine Kalkulation zugrunde.
Jeder Rechnung liegt eine Kalkulation zugrunde. © Manfred_Jahreis / Pixelio

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  • Buchhaltungsprogramm
  • alternativ Schreibprogramm

Definition einer Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung ist das Gegenteil einer Eingangsrechnung und lässt sich wie folgt definieren:

  • Wie der Name verrät, geht eine Ausgangsrechnung nach außen. Dies bedeutet, dass Sie als Freiberufler oder Selbstständiger eine Rechnung an einen Kunden schreiben. Somit stellt eine Ausgangsrechnung eine Einnahme dar.
  • Auf dieser Ausgangsrechnung muss vermerkt werden, welche Leistungen Sie erbracht haben und aufgrund welcher Auftragsstellung Sie diese Rechnung schreiben.

Was Sie bei der Rechnungstellung beachten müssen

Selbstverständlich müssen Sie bei der Stellung einer Ausgangsrechnung einiges beachten:

  1. Jede Rechnung muss sowohl den kompletten Namen plus Adresse des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers enthalten.
  2. Beachten Sie hierbei, dass bei einer Ausgangsrechnung Sie der Auftragnehmer sind und Ihr Kunde der Auftraggeber ist.
  3. Ferner müssen Sie in der Rechnung detailliert aufführen, welche Leistungen Sie vollbracht haben. Unterteilen Sie zum Beispiel immer Dienstleistungen und Material, damit der Kunde einen schnellen Überblick erhält.
  4. Ebenso müssen Sie immer auf der Rechnung vermerken, wie der Auftrag vergeben wurde. Vermerken Sie zum Beispiel: "Telefonischer Auftrag durch Herrn Müller vom ..." oder "Auftrag erteilt per E-Mail".
  5. Aus steuerrechtlicher Sicht muss jede Ausgangsrechnung ein Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer besitzen. Achten Sie bei der Vergabe der Rechnungsnummer darauf, dass diese fortlaufend und immer nur einmal vergeben wird.
  6. Damit eine Rechnung fristgerecht bezahlt werden kann bzw. Sie eine nicht bezahlte Rechnung anmahnen können, sollten Sie immer ein Zahlungsziel auf der Rechnung vermerken.
  7. Legen Sie in Ihrer eigenen Ablage auch den erteilten Auftrag Ihres Kunden ab. Auf diese Weise können Sie immer sofort beweisen, dass der Auftrag auch wirklich erteilt wurde und Sie diesen perfekt ausgeführt haben.
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