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Aufgaben einer Sekretärin

Als Sekretärin sind Sie die rechte Hand Ihres Chefs. Sie sind entweder als Chefsekretärin oder als Teamsekretärin für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag zuständig. Das bedeutet, dass Sie eine Reihe an Aufgaben zu bewältigen haben, die manchmal wirklich starke Nerven brauchen.

Als Sekretärin haben Sie viele Aufgaben!
Als Sekretärin haben Sie viele Aufgaben!

Im Büroalltag geht es manchmal ganz schön stressig zu. Der Beruf einer Sekretärin ist deswegen nicht immer entspannt. Gerade als Sekretärin des Chefs haben Sie allerhand Aufgaben, die Ihnen unterstehen.

Aufgaben im Büroalltag

  • Als Sekretärin ist es in erster Linie Ihre Aufgabe, für Ihren Chef da zu sein. Sie fungieren als seine rechte Hand und nehmen ihm im Allgemeinen viele Aufgaben ab, manchmal auch lästige oder nicht sehr spannende.
  • In der Regel sitzen Sie im Vorzimmer des Chefbüros. Hier haben Sie einen perfekten Überblick und können auch jederzeit vom Chef in sein Büro gerufen werden, wenn er etwas von Ihnen braucht.
  • Je nach Büro oder Unternehmen sind Sie als Sekretärin auch für den Empfang zuständig. Das heißt, wenn Kunden oder externe Mitarbeiter zu Ihrem Chef wollen, sind Sie diejenige, die sie in Empfang nimmt und freundlich begrüßt. Die Empfangstätigkeit ist eine der weniger anstrengenden Aufgaben und macht meistens auch Spaß.
  • Stressiger kann es beim Telefonieren werden. Da der Chef nicht von allen möglichen Menschen kontaktiert werden möchte, werden die Anrufe erst einmal über Ihren Apparat geleitet werden. Das heißt, dass jeder, der mit dem Chef sprechen will, zuerst bei Ihnen anruft. Je nach Dringlichkeit oder Priorität leiten Sie dann die Anrufe an Ihren Chef weiter. Umgekehrt vereinbaren Sie telefonisch auch Termine für Ihren Chef, sind für die Buchung und Planung von Geschäftsreisen zuständig und werden auch von internen Mitarbeitern telefonisch kontaktiert.
  • In Ihren Aufgabenbereich fällt außerdem der Schriftverkehr. Meistens setzt der Chef voraus, dass Sie das Zehnfingersystem beherrschen, da Sie als Sekretärin seine schriftliche Korrespondenz übernehmen. Oft fallen Abschriften vom Diktat an.
  • Grundsätzlich ist es die Aufgabe der Sekretärin, die Post zu bearbeiten, das heißt, den Posteingang und auch den Postausgang zu erledigen. Dazu gehört unter anderem auch, die Post zu sortieren, mit einem Eingangsstempel zu versehen und an die entsprechenden Stellen weiterzuverteilen.
  • Fremdsprachen sind auch von Vorteil, wenn Sie in einem größeren Unternehmen tätig sind. Je nach Arbeitsumfeld kann es schon vorkommen, dass Sie sich wenigstens flüssig auf Englisch verständigen können. Da ist Businessenglisch nicht von Nachteil und erleichtert die Kommunikation enorm.

Was Sie zur perfekten Sekretärin macht

  • Oberstes Gebot im Sekretariat: Seien Sie stets höflich und freundlich! Sie sind die Schnittstelle zwischen Chef und Außenwelt und repräsentieren damit auch das Unternehmen in nicht geringem Maße. Eine unfreundliche Chefsekretärin, die dazu auch noch auf Höflichkeit pfeift, ist untragbar.
  • Als Sekretärin erfahren Sie manchmal Dinge, die nicht an die große Glocke geraten dürfen. Deswegen ist es wichtig, dass Sie verschwiegen und Ihrem Chef höchst loyal gegenüber sind. Lästern und tratschen mit anderen Mitarbeitern ist für Sie absolut tabu.
  • Ein gepflegtes Äußeres ist auch wichtig im Büroalltag. Natürlich müssen Sie keinen Schönheitswettbewerb gewinnen. Gepflegt zurechtgemacht sollten Sie aber schon sein.
  • Außerdem sollten Sie stets einen kühlen Kopf bewahren. Es kann immer mal wieder vorkommen, dass Ihnen jemand blöd kommt oder unverschämt wird. Davon sollten Sie sich in keinster Weise beeindrucken lassen.
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