Buchführung braucht Platz und Zeit.
Sind Sie Gewerbetreibender und zur Buchführung verpflichtet, müssen Sie Steuerunterlagen je nach ihrer Art einige Jahre lang aufbewahren. Als einfacher Lohnsteuerzahler unterliegen Sie keiner Aufbewahrungspflicht. Je nach Art der Unterlage gibt es unterschiedliche Fristen.
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- 08.12.2011 Volker Beeden
Was Sie benötigen
Dafür brauchen Sie beide Hände
Ohne Steuerunterlagen riskieren Sie die Ablehnung
- Als Einkommensteuer- oder Lohnsteuerzahler obliegt Ihnen keinerlei Aufzeichnungspflicht, Aufbewahrungspflicht oder Aufbewahrungsfrist für Ihre Unterlagen, die Grundlage ihrer Steuererklärung sind. Ihre Ausgaben müssen Sie gegenüber dem Finanzamt nur glaubhaft machen.
- Sofern Sie hohe Beträge geltend machen, müssen Sie aber damit rechnen, dass das Finanzamt Belege einfordert. Gelingt es Ihnen dann nicht, die betreffende Ausgabe glaubhaft nachzuweisen, riskieren Sie die Nichtanerkennung.
- Als Gewerbetreibender hingegen müssen Sie ordentlich Buch führen und Ihre Steuerunterlagen mindestens 6-10 Jahre lang aufbewahren. Ihnen obliegt eine Aufbewahrungsfrist.
- Allgemein müssen Sie davon ausgehen, dass für Ihre Steuerunterlagen eine Aufbewahrungsfrist besteht, solange die Festsetzungsfrist für eine Steuer noch nicht abgelaufen ist. Dies ist vor allem bei einer in die Wege geleiteten und noch nicht zum Abschluss gebrachten Außenprüfung der Fall, bei vorläufigen Steuerfestsetzungen mit ausdrücklichem Vorbehalt, laufenden Ermittlungen oder schwebenden Rechtsbehelfsverfahren.
Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 und 10 Jahren
- Ihre Aufbewahrungspflicht für Unterlagen beträgt im Wesentlichen sechs oder zehn Jahre.
- Als Gewerbetreibender können Sie Bücher und Aufzeichnungen zum 31.12.2011 vernichten, wenn die letzte Eintragung im Jahr 2000 oder früher erfolgte. Es gilt eine Zehnjahresfrist.
- Arbeitsanweisungen, Buchungsbelege und Kompensationsunterlagen können Sie ebenfalls zum 31.12.2011 vernichten, wenn diese aus dem Jahr 2000 oder früher stammen.
- Das Gleiche gilt für Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte.
- Handels-, Geschäftsbriefe, Lohnabrechnungen, Verzeichnisse oder Kalkulationsunterlagen dürfen Sie zum an 30.12.2011 wegwerfen, wenn diese aus dem Jahr 2004 oder früher stammen. Hier ist die Sechsjahresfrist maßgebend.
- Vergessen Sie den Gedanken, Ihre Steuerunterlagen vorzeitig zu entsorgen, um gegenüber dem Finanzamt bei einer Anforderung von Belegen zu argumentieren, Sie haben diese Unterlagen versehentlich entsorgt. Sie müssen dann damit rechnen, dass Ihre Ausgaben nicht anerkannt werden und das Finanzamt Ihre steuerlichen Gegebenheiten schätzt.
