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Aufbewahrungsfristen für Privat-Papiere - das sollten Sie bei Quittungen beachten

Die Zettelwirtschaft aus privaten Unterlagen und Belegen ist für viele kaum noch überschaubar, Schubladen und Aktenordner platzen aus allen Nähten. Doch wie sieht es hier mit den Aufbewahrungsfristen aus, was kann wirklich weg und was sollte man besser aufheben und vor allem wie lange?

Die Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen richten sich nach deren Wichtigkeit.
Die Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen richten sich nach deren Wichtigkeit.

Hinweise zur Handhabung Ihrer Privat-Papiere

  • Gesetzliche Vorschriften für Aufbewahrungsfristen von privaten Unterlagen gibt es zwar nicht, doch in Ihrem eigenen Interesse sollten Sie wichtige Unterlagen entsprechend aufbewahren. Wie lange das letztendlich sein sollte, hängt von der Wichtigkeit der jeweiligen Unterlagen ab.
  • Trotz empfohlener Aufbewahrungsfristen kommt es vor, dass man wichtige private Unterlagen, sei es versehentlich oder aus Unwissenheit, weggeworfen oder aber verloren hat. In diesen Fällen gibt es verschiedene Institutionen, bei denen man zumindest für einige Unterlagen Ersatz bekommen kann. So können Sie sich beispielsweise beim Standesamt neue Geburts- oder Heiratsurkunden ausstellen lassen. Ist der Personalausweis oder der Führerschein verloren gegangen, können Sie bei Meldeämtern oder Bürger- und Verkehrsämtern Ersatz beantragen.
  • Kopien von Schulzeugnissen ebenso wie Hochschulzeugnisse oder Studienbescheinigungen können Sie entweder von Ihrer alten Schule oder von der zuständigen Schulbehörde bekommen. Verloren gegangene Sozialversicherungsnachweise ersetzen Ihnen in der Regel die jeweiligen Landesversicherungsanstalten. Allerdings sind Unterlagen, die Sie sich von einer öffentlichen Stelle oder einer Behörde ersetzen lassen, in der Regel mit der Entrichtung einer Gebühr verbunden.

Empfohlene Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen

  • Zur Sicherung Ihres Rentenanspruchs sollten Sie Lohn- und Gehaltsunterlagen sowie Arbeitsverträge, Sozialversicherungsunterlagen und Nachweise über sozialabgabepflichtige Tätigkeiten immer so lange aufbewahren, bis Ihr Rentenanspruch vom Rentenversicherungsträger geklärt bzw. bestätigt ist.
  • Private Bankunterlagen und Kontoauszüge über regelmäßige Zahlungen wie z. B. Unterhalt oder Miete sollten Sie für die Dauer von 4 Jahren aufbewahren. Für Nachweise der Bank über einmalige Zahlungen sind Aufbewahrungsfristen von 2 Jahren ausreichend. Sparverträge, Kreditverträge oder Nachweise über Geldanlagen sollten Sie über die komplette Laufzeit aufbewahren. Erst wenn der Sparvertrag ausbezahlt wurde oder der Kredit abbezahlt ist, können Sie diese Unterlagen entsorgen.
  • Kaufverträge, Kassenbons und Quittungen sollten Sie mindestens bis zum Ablauf der Garantieansprüche aufbewahren, diese dauern in der Regel 2 Jahre. Hat der Hersteller eine zusätzliche Garantie übernommen, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen bis zum Ablauf dieses Garantieanspruchs. Bei höherpreisigen bzw. hochwertigeren Gütern ist es ratsam, die Belege länger als bis zum Ablauf der Garantie aufzuheben, um im Falle eines Verlustes einen Nachweis über den Wert zu haben, beispielsweise für die Versicherung.
  • Rechnungen sollten Sie bis zur ihrer Verjährung, die liegt bei drei Jahren, aufbewahren. Ebenso wie bei privaten Kaufverträgen ist es auch bei Rechnungen für höherpreisige Güter ratsam, diese länger als drei Jahre aufzubewahren. Handwerkerrechnungen über den Neubau, Umbau oder Reparaturen an einem Gebäude sollten Sie mindestens für die Dauer von 5 Jahren aufbewahren, da Mängel erst nach dieser Zeit verjähren. Für alle anderen Handwerkerrechnungen ist eine Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren vorgeschrieben.
  • Versicherungsverträge, Statusschreiben zu Versicherungen und schriftliche Nachweise über deren Änderungen sollten immer so lange aufgehoben werden, wie die Versicherung läuft.
  • Mietverträge, Nachweise über deren Änderungen und Übergabeprotokolle sollten nach der Beendigung des Mietverhältnisses noch drei Jahre aufgehoben werden, erst dann läuft die Verjährungsfrist ab. Für Nebenkostenabrechnungen sind zum Zwecke des Vergleichs, Aufbewahrungsfristen von 3-4 Jahren empfehlenswert.
  • Steuerbescheide zur Einkommenssteuer sollten vor allem dann aufbewahrt werden, wenn sie unter Vorbehalt oder nur vorläufig erteilt wurden. Zudem werden für die Beantragung staatlicher Hilfen oft Steuerbescheide zurückliegender Jahre von den jeweiligen Institutionen verlangt, deshalb ist es ratsam, diese etwa 5 Jahre aufzubewahren.

Die meisten privaten Unterlagen können nach einer gewissen Aufbewahrungsfrist weggeworfen werden, andere wiederum, wie z. B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Ausweise, Zeugnisse sowie sämtliche Unterlagen über einen Haus- oder Wohnungskauf sollten dagegen nie entsorgt werden.

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