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Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine - das sollten Sie beachten

Da Lieferscheine nicht immer ausgestellt werden, manche auch gleichzeitig eine Rechnung sind, ist es für viele nicht klar, welche Aufbewahrungsfristen für diese Dokumente gelten. Dies ist in der Abgabenordnung klar geregelt.

Stop! Nicht zerreißen! Der Lieferschein ist eine Urkunde.
Stop! Nicht zerreißen! Der Lieferschein ist eine Urkunde.

Das sind Lieferscheine

  • Lieferscheine sind in der Regel Papiere, welche die Ware begleiten und genauen Aufschluss geben über die Stückzahl der gelieferten Produkte, das Gewicht und das Lieferdatum. Meist wird auf einem Doppel des Formulars der Empfang quittiert.
  • Obwohl es keine gesetzlichen Vorschriften über die Erstellung eines Lieferscheins gibt, es kann sogar ganz auf ihn verzichtet werden, ist er, sobald er erstellt wurde, eine Urkunde.
  • Auch ein Frachtbrief kann als Lieferschein betrachtet werden. Eine Besonderheit sind Rechnungen, die gleichzeitig auch Lieferschein sind.
  • Die genannten Dokumente sind sogenannte Handelsbriefe, also Schriftstücke oder elektronische Korrespondenz, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dienen. Zu diesen Dokumenten gehört der Auftrag, dessen Bestätigung, eine Versandanzeige, der Lieferschein, der Frachtbrief, die Rechnung, Zahlungsbelege und Verträge.
  • Zu jedem Geschäftsvorfall müssen zumindest eine Rechnung und ein Zahlungseingang belegt sein. Die anderen Dokumente müssen nicht erstellt werden und fallen oft auch typischerweise nicht an. Wurden diese aber erstellt, unterliegen sie den Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung.

Aufbewahrungsfristen von Handelsbriefen

  • Laut § 147 Abgabenordnung sind alle Handelsbriefe 6 Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem abgelaufenen Kalenderjahr des Geschäftsvorfalls.
  • Rechnungen sind sogenannte Buchungsbelege. Diese müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Wenn also der Lieferschein gleichzeitig eine Rechnung ist, müssen Sie ihn 10 Jahre aufbewahren.
  • Grundsätzlich ist eine elektronische Erfassung oder eine Mikroverfilmung zulässig, wenn eine bildliche und inhaltliche Übereinstimmung gewährleistet ist. Unter bildlicher Übereinstimmung ist zum Beispiel zu verstehen, dass Lieferscheine, die mit einem Eingangstempel versehen sind, auch so eingescannt werden müssen. Ein elektronisches Dokument, das auf dem ursprünglichen Lieferschein des Versenders beruht, wäre nicht zulässig, weil auf diesem der Stempel nicht vorhanden ist.
  • Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn der entsprechende Zeitraum für die Besteuerung noch relevant ist, zum Beispiel, wenn es eine laufende Buchprüfung gibt.
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