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Arbeitsplatzregistratur - so organisieren Sie den Arbeitsplatz

In vielen Betrieben gibt es Arbeitsplatzregistraturen, also eine Ablage direkt am Arbeitsplatz, damit Sie wichtige Akten immer zu Hand haben. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese anzulegen.

Arbeitsplatzregistratur - bringen Sie Ordnung ins Chaos.
Arbeitsplatzregistratur - bringen Sie Ordnung ins Chaos.

Grundsätzliches zu Arbeitsplatzregistraturen

Arbeitsplatzregistraturen werden in vielen Betrieben verwendet, damit Mitarbeiter die Akten die Sie benötigen schnell zur Hand haben. Dabei gibt es verschiedene Aspekte zu beachten.

  • Ablageart: Hier können Sie entscheiden ob Sie die Arbeitsplatzregistratur geheftet oder ungeheftet anlegen möchten. Außerdem gibt es die Möglichkeit die Ablage liegend (Hefter übereinanderlegen), stehend (Ordner, die nebeneinanderstehen) oder hängend (Hefter, die in ein Gestell eingehängt werde) zu organisieren. Richten Sie sich dabei nach der Zweckmäßigkeit, bei der liegenden Registratur müssen Sie ständig die Akten umschichten, das geht nur bei einigen wenigen Vorgängen, die gerade in Bearbeitung sind. Außerdem müsse Sie das Equipment berücksichtigen. Hängerregistraturen sind nicht überall vorhanden oder möglich, während ein Platz für Aktenordner immer zu finden ist.
  • Ablagesystem: Sie können die Arbeitsplatzregistratur chronologisch nach dem Datum, nach Bearbeitungsnummern, einem Betreff oder nach dem Namen ablegen. Auch dabei ist es wichtig, dass Sie sich nach der Zweckmäßigkeit orientieren. Aktennummern oder Betreff sind oft ungeeignet, weil nachfragen eher nach dem Datum oder dem Kundennamen gestellt werden. Häufig beziehen sich Anfragen auf "ein Schreiben vom" Sie haben also Datum und Name keinen Betreff. Manchmal ist der Betreff auch nicht eindeutig, zum Beispiel wenn es um verschiedene Vorgänge geht.

Wichtig ist bei der Arbeitsplatzregistratur, dass Sie und auch Ihre Kollegen alles schnell und sicher finden. Geheime Strukturen sind ungeeignet, denn wenn Sie mal krank sind oder im Urlaub müssen auch andere damit zurechtkommen.

So finden Sie sich in der Registratur zurecht

  • Achten Sie darauf, dass die Arbeitsplatzregistratur so angelegt wird, dass man schon von außen sieht, was in den Ordnern oder Mappen ist.
  • Beschriften Sie Ordner genau z. B. Kunden A-C 2012,  statt 10 Ordner mit der Aufschrift "Kunden 2012" oder gar 100 Ordner "Kunden" anzulegen.
  • Verwenden Sie bei Mappen Reitern, die Sie ähnlich beschriften, wie bei den Ordnern genannt.
  • Benutzen Sie in Ordnern Trennblätter um das Auffinden von Korrespondenz zu erleichtern.
  • Legen Sie alles nach dem gleichen Schema ab.  Üblich ist zum Beispiel nach dem Namen des Kunden abzulegen und innerhalb des Namens nach dem Datum.
  • Bei größeren Arbeitsplatzregistraturen ist es oft sinnvoll auch verschiedene Farben mit einzusetzen, z. B. Rot für laufende Vorgänge, gelb für geplante, grün für erledigte Fälle.
  • Oft macht es Sinn zusätzlich Tageskopien abzulegen, die dann fortlaufend nach dem Datum liegen. Das ist immer dann wichtig, wenn häufig nach etwas nur nach dem Datum gefunden werden muss, aber insgesamt eine chronologische Ablage die Arbeitsplatzregistratur zu unübersichtlich macht.

Wenn es schon eine Arbeitsplatzregistratur gibt, müssen Sie sich danach richten, wie diese aufgebaut ist. Sie sollten, auch wenn es Ihr persönlicher Arbeitsbereich ist, diese nicht eingenständig umorganisieren, denn wie erwähnt - Ihre Kollegen müssen auch mal etwas finden können.

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